Assistant administratif (h/f) centre de formation

Organisme de formation recherche un(e) assistant/assistante administratif-ve.

L'assistant(H/F) d'antenne s'assure du bon fonctionnement de l'administratif au sein de l'agence, du secrétariat courant, répond aux différentes sollicitations de la responsable, des formateurs et du siège.

Missions dans le domaine : Secrétariat :
- Répondre aux appels téléphoniques
- Réception / traitement / envoi du courrier
- Faire les commandes de fournitures

Mission dans le domaine : Formation :
- Aider à faire les plannings de formation
- Créer ou préremplir les documents de formation et les transmettre aux formateurs (contrat, feuilles d'émargements, conventions de stage )
- Préparer et envoyer les fournitures et livrets pour les démarrages de session
- Recueillir les émargements et les enregistrer
- Créer les dossiers de rémunération des stagiaires
- Saisir les variables de la rémunération des stagiaires
- Faire les attestations d'entrée et de sortie de formation
- Editer et envoyer les bulletins de salaire des stagiaires
- Faire les différents tableaux à envoyer aux financeurs

Missions dans le domaine des Examens :
- Créer les sessions de validation sur logiciel dédié
- Commander et réceptionner les sujets d'examen
- Inscrire les stagiaires aux sessions
- Créer et éditer tous les documents nécessaires et les transmettre aux responsables de la session
- Saisir les résultats puis envoyer aux établissements valideurs correspondants

Missions dans le reporting Fonctions supports :
- Faire le suivi du CA
- Pointage des relevés bancaires
- Faire la facturation
- S'assurer de la bonne complétude des documents RH et comptabilité
- Faire le relais entre le service RH et les formateurs pour les documents administratifs

Les tests TOSA (word et excel) seront à passer avant la prise de poste.
CDD 6 mois évolutif. Poste à pourvoir en décembre 2024
Expérience et Bac+2 dans le domaine exigé
Savoir travailler en autonomie.

Experience: 3 An(s) - POSTE EN CENTRE DE FORMATION

Compétences: Gestion administrative du courrier,Normes rédactionnelles,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Planifier des rendez-vous,Réaliser des opérations comptables

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.