Assistante administrative

Placé.e sous l'autorité de la Directrice de la Crèche Familiale, il.elle aura en charge la gestion administrative de la structure en collaboration avec l'équipe de direction.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la structure : accueil des familles, des assistantes maternelles et des partenaires,

• Analyser les demandes et évaluer leur urgence afin d’y répondre ou le l’orienter vers l’interlocuteur approprié,

• Saisir et envoyer les courriers à destination des assistantes maternelles, des familles, des services administratifs internes et partenaires externes, assurer la mise sous pli des envois en nombre,

• Rédiger des comptes rendus,

• Assurer le classement, et l’archivage des documents,

• Réunir, vérifier et pointer mensuellement les feuilles de présence de chaque enfant,

• Saisir et suivre le tableau récapitulatif des heures réalisées par les assistantes maternelles destiné aux ressources humaines pour l’établissement des paies,

• Etablir les éléments nécessaires à la facturation des familles et les saisir sur le logiciel CONCERTO :
- Vérification des feuilles de présence,
- Saisie des éléments nécessaires au calcul des factures,
- Vérification des factures et envoi à chaque famille,

• Tenir et mettre à jour les différents registres :
- Agréments des assistantes maternelles,
- Inscriptions des enfants,
- Coordonnées des familles,
- Planning d’accueil des enfants.

- Connaissance du logiciel CONCERTO,
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Internet, Messagerie),
- Maîtrise des techniques administratives,
- Capacités rédactionnelles,
- Capacité d'écoute,
- Disponibilité,
- Discrétion,
- Capacité à travailler en équipe en en transversalité
- Capacité d'organisation
- Esprit d'initiative et de synthèse,
- Discrétion.