Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de la Santé et des Solidarités, vous assurez le suivi des dossiers administratifs et assistez le Directeur dans l’organisation du travail d’équipe
Missions principales :
Apporter une aide au Directeur :
- Gestion de son agenda
- Suivi des projets et activités de la Direction (recueil d'informations – documents de synthèses et bilans)
- Organisation des activités en liaison avec les services (Santé Publique Autonomie, Animation et Vie Sociale, Cohésion Urbaine)
- Gestion des dossiers de la Direction
- Organisation et planification des réunions et rédaction des ordres du jour et comptes-rendus
- Gestion du courrier de la direction (ventilation, suivi du courrier et rédaction des courriers de la Direction)
Assister le Directeur dans ses missions générales de coordination des services :
- Harmonisation des outils, méthodes et procédures de travail au sein des services de la Direction
- Contribution à la mise en place de nouvelles procédures de travail
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Missions complémentaires :
Effectuer un suivi en matière de gestion du personnel :
- Gestion et appui administratif du personnel (recrutements, inaptitudes, entretiens professionnels, stagiaires, saisonniers)
- Gestion des congés
- Suivi du plan de formation des agents en relation avec les directeurs et chefs de service
Assurer la diffusion d'informations et la communication au sein de la Direction :
- Accueil téléphonique et physique de la Direction et orientation vers les services compétents
- Suivi et participation aux réunions avec les élus (comptes-rendus)
Contribuer au suivi, à la veille et à la sécurisation juridique des actes administratifs :
- Suivi et participations aux commissions Santé et Solidarités, Cohésion Urbaine, Vie des Quartiers
Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale et du fonctionnement des services de la Collectivité - Maîtrise de la bureautique - Capacités à acquérir les connaissances nécessaires à l’utilisation de logiciels spécifiques (SEDIT, Planitech, Airs Délib, Outlook, Astre, As-Tech...) - Autonomie dans le travail, rigueur, dynamisme, réactivité - Esprit d'équipe, sens du contact - Capacités d'adaptation et de polyvalence - Qualités relationnelles, d'écoute et de conseil - Obligation de discrétion et de confidentialité
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