Assistant administratif polyvalent

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Rattaché(e) à la responsable des assemblées et du secrétariat général, vous assurerez un soutien administratif polyvalent en terme de secrétariat, en appui des techniciens et responsables des différents services. Missions / conditions d'exercice 1. Missions et activités principales
-Rédiger et mettre en forme divers documents administratifs (courrier, bordereaux d’envoi, mail, comptes rendus….) sous la direction des directeurs et responsables de service de l’Intercom et en concertation avec la responsable du secrétariat général.
-Gérer les plannings et les rendez-vous
-Participer à l’organisation des réunions internes et externes (envoi des invitations, réservations des salles, gestion de la logistique en terme d’installation et de mise à disposition de matériel, organisation des visio-conférences…)
-Rédiger des courriers dans le cadre du suivi des attributions de subventions aux usagers liés à la gestion de la compétence « Habitat ».
-Assurer le suivi administratif des projets et actions en matière d’habitat sous la responsabilité du Directeur du Service de l’Aménagement du Territoire.

2. Missions et activités secondaires
-Assurer un appui ponctuel en matière de secrétariat administratif auprès des services « Développement Economique » et « Santé ».
-En l’absence de l’agent d’accueil du siège administratif :
. enregistrer le courrier entrant à l’aide de la gestion électrique des documents (ouverture, enregistrement du courrier, scan et archivage,), gérer les mails reçus sur la boîte mail de l’accueil et diffusion vers les services de l’Intercom compétents.
. assurer l’accueil physique du siège administratif et téléphonique du standard
. transmettre les invitations aux membres des commissions thématiques de l’Intercom

CONDITIONS D’EXERCICE
Temps de travail : 38 h/semaine avec RTT Profils recherchés -Bac pro secrétariat ou Bac +2 en administration, gestion publique ou domaine similaire.
-Expérience d’au moins 2 ans dans une fonction administrative, idéalement au sein d’une collectivité territoriale ou dans le secteur public.
-Connaissance des procédures administratives et des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
-Capacité à organiser, prioriser et gérer plusieurs dossiers en même temps.
-Aisance rédactionnelle et capacité à communiquer de manière claire et précise.
-Connaissances de base en gestion des devis et des contrats.
-Sens de la rigueur et de la confidentialité.
-Aptitude à travailler en équipe et à collaborer avec différents services.
-Sens du service public et respect des délais.
-Autonomie et réactivité.
-Sens de l’organisation et esprit d’initiative.
-Capacité à s’adapter à des missions variées.
-Sens du détail et de la précision.