Assistant administratif / assistante administrative (h/f)

Mission

Sous l'autorité du bureau de l'association Arts et Sports de Villebon (ASV) représentée par son Président et en collaboration avec les bénévoles responsables des différentes activités, le (la) secrétaire polyvalent(e) a pour mission d'effectuer :
- Les tâches nécessaires au bon fonctionnement de l'association décrites ci-dessous, la liste n'est pas limitative.
- Le suivi administratif des activités sportives et culturelles en lien avec les responsables de section.

Activités

La mission couvre les activités et tâches associées suivantes:

- Contribuer à la gestion de l'interface de l'ASV avec le public
- Accueillir et informer les adhérents,
- Renseigner les visiteurs,
- Promouvoir les activités de l'ASV en direct avec le public et via le site informatique de l'ASV,
- Participer à la réalisation de flyers, d'affiches et de la plaquette annuelle des activités de l'association,
- Tenir à jour le site web de l'ASV ou autres sites d'information,
- Gérer les appels téléphoniques, courriers et mails.

- Contribuer au fonctionnement interne de l'association
- Assurer la relation et le suivi des dossiers d'adhésion, en vérifiant leur complétude y compris les chèques et les certificats médicaux le cas échéant et relancer s'il y a lieu les règlements,
- Enregistrer dans la base de gestion les données des adhérents,
- Faire remonter les informations et tout problème éventuel au bureau de l'ASV,
- Préparer les documents pour les assemblées générales (convocations, rapports d'activité, projets.) en accord avec le secrétaire du bureau de l'ASV,
- Faire l'envoi des convocations pour les réunions du conseil d'administration et des assemblées générales de l'ASV,
- Effectuer la mise en page des textes des comptes rendus des assemblées générales et des réunions du conseil d'administration et autres documents nécessaires comme les courriers avec diverses entités en accord avec le bureau de l'ASV.
- Mettre à jour des fiches d'inscription et les plannings avec les professeurs et les responsables d'activité,
- Faire des commandes en accord avec les responsables de section en appliquant la procédure des achats,
- Trier, organiser archiver les documents dont certains avec le secrétaire du bureau de l'ASV,

- Activités ponctuelles

- Contribuer à la préparation du forum des associations,
- Aider à organiser les expositions et manifestations diverses.
Vous travaillez impérativement le mercredi toute la journée et 2 autres jours complets.
Vous travaillez en flux public (téléphonique et physique).