AP-HM Direction des Affaires Médicales (DAM)
Secrétariat de Direction
Date d'application : 04/03/25 Version : version I
Rédigée et validée par : Anne-Laure DE CESARE et Dimitri SANCHEZ
CHAMP D'ACTIVITÉ
La Direction des affaires médicales (DAM) est composée des secteurs suivants :
Gestion des effectifs médicaux seniors et juniors
Gestion du temps de travail médical
Pilotage budgétaire, paie et certification
Coopérations - Groupement Hospitalier de Territoire (GHT)
Formation continue (DPC)
Le secrétariat de direction est rattaché directement aux Directeurs des affaires médicales.
OBJECTIFS GÉNÉRAUX DU SECRÉTARIAT DE LA DAM
Le secrétariat de direction est un maillon essentiel de la DAM, dont il est garant de l'image auprès du public accueilli et tout particulièrement de l'ensemble de la communauté médicale, composée de près de 2000 médecins seniors et de 1000 internes présents chaque semestre à l'AP-HM.
A ce titre, il veille à assurer un accueil de qualité auprès des personnes qui sollicitent la DAM, et contribue au bon fonctionnement administratif de la DAM et à la circulation de l'information entre les différents secteurs de la DAM. Il assure également le lien entre la DAM et les secrétariats des autres Directions, Sites et Pôles et les partenaires institutionnels.
MISSIONS DU SECRÉTARIAT DE DIRECTION
Organiser l'activité quotidienne de la Direction
Gestion de l'agenda des Directeurs :
Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements ;
Réponse aux sollicitations et invitations formulées auprès des Directeurs ;
Coordination des plannings pour assurer la bonne synchronisation des agendas.
Gestion des correspondances :
Réception, enregistrement informatique, et ventilation du courrier vers les secteurs ;
Gestion des circuits de signature : réception, vérification et ventilation des parapheurs ;
Enregistrement numérique et référencement des courriers sortants.
Accueil et orientation du public :
Accueil téléphonique : réception, traitement et/ou orientation des appels entrants ;
Accueil numérique : traitement de la boîte mail du secrétariat ;
Accueil physique : accueil et orientation du public (rendez-vous, visites spontanées).
~ Gestion des tâches logistiques : gestion des stocks et des commandes de fournitures, demandes d'interventions techniques, réservation et préparation de salles de réunion.
Assister la direction dans les tâches administratives
Préparation des dossiers et réunions
Classement et archivage de dossiers et documents
Appui administratif à la gestion des affaires générales : rédaction de courriers, notes, comptes rendus, conception de présentations
Aide ponctuelle aux différents secteurs de la direction : suivi des grèves, participation aux conventions/PST, participation au processus administratif suite au choix des internes
Suivi des nominations aux chefferies de pôle et de service
Appel des appels à candidature et suivi des réponses
Rédaction des décisions des nominations
Mise en paiement des primes et contrôles paie afférents
Mise à jour et suivi d'un tableau de bord
QUALITÉS REQUISES
Savoir-être adapté à l'accueil d'un public, aisance orale et relationnelle
Discrétion professionnelle et sens aigu de la confidentialité
Esprit pragmatique, rigueur, précision, sens de l'organisation et méthode
Grande capacité d'anticipation, de réactivité et de priorisation
Esprit d'équipe et de service
Capacité d'initiative, autonomie et sens des responsabilités
Curiosité intellectuelle, disponibilité et réactivité
Maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word, Excel, Powerpoint, SharePoint
Maîtrise des logiciels RH : Agirh (formation prévue)
Connaissances en gestion administrative générale
Connaissance des normes rédactionnelles
Capacités de communication et maîtrise des usages de l'accueil physique et téléphonique
Maîtrise des méthodes d'organisation de réunions, rendez-vous et évènements
Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation
RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFS
Intitulé du poste : Assistant(e) de direction
Grade : Adjoint administratif
Pôle d'activité : DAM
Lieu d'exercice : Administration centrale - Rue Brochier
Lien hiérarchique : Directeurs des affaires médicales
Déplacements sur autres sites : non
Horaires : 7h48 / jour
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