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Assistant • Maisons-Alfort

Dernière mise à jour : il y a 1 jour

Principales missions :

Assister le département DCO et ses deux divisions COP et VIJ en prenant en charge le suivi administratif, logistique et budgétaire de leurs activités respectives.

L’Assistant(e) administratif(ve) et budgétaire est responsable d’assurer une gestion efficace des processus administratifs et financiers liés aux activités de DCO. Il / elle travaille en étroite collaboration avec les responsables hiérarchiques et le service financier, et pour garantir une gestion rigoureuse et conforme des budgets et des dossiers administratifs.

Activités :

1. Réaliser les missions de secrétariat :
o Enregistrer, traiter et diffuser des informations : courriers, mails, appels téléphoniques.
o Organiser l'agenda des managers du département et des divisions : prendre des rendez-vous, organiser des réunions et rencontres diverses.
o Rédiger des courriers / notes / CR, mettre en forme des supports de présentations, réunions.
o Assurer l'accueil téléphonique et physique pour les différents interlocuteurs des membres du département.
o Tenir à jour le tableau de suivi des instances auxquelles participent notamment COP (CCR, COSUB).
o S’articuler avec les secrétariats des instances AFD en cas de contribution et / ou participation de DCO.
o S’articuler avec le pilotage des activités opérationnelles de GEO sur les projets AFD à financer nécessitant un avis de la Conformité (cf. Avis COP) via l’outil REGISTRI.
o Diffuser les avis COP.
o Tenir à jour la documentation, le classement, les tableaux d’organisation ainsi que tout fichier utile au fonctionnement du département notamment en intégrant des éléments sur l’intranet Gaia de la conformité.
o Réaliser des contrôles de qualité notamment sur les opérations atypiques et les rentrer dans l’outil ISIMAN.
o Tenir à jour le tableau des saisines de DCO par la Trésorerie sur les flux entrants et sortants.
o Fournir aux managers du département les éléments de statistiques et de reportings collectés dans les tableaux de DCO mis à jour au fil de l’eau notamment pour les instances internes.
o Réaliser des travaux d'appui pour le service (photocopies, classement, etc.).
o Organiser la logistique de réunions ou séminaires internes ou externes organisés par les différentes équipes et suivre les actions décidées.
2. Organiser les missions et déplacements des membres de l'équipe :
o Elaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages, etc.
o Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes.
o Réaliser les notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes.
o Gérer les contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes.
3. Tenir le budget de fonctionnement de DCO :
o Lancer le processus et collecter les informations nécessaires auprès des différents membres de l'équipe, assurer la liaison avec les services internes concernés.
o Préparer les dossiers pour les instances de décision.
o Assurer la saisie des informations dans l'application dédiée.
o Etablir et mettre à jour les tableaux de suivi (provisions, engagements, consommation...).
o Vérifier les factures et les mettre en règlement.
4. Apporter un appui dans l'organisation d'évènements :
o Assurer la liaison avec les prestataires.
o Prendre en charge la logistique (réservations, déplacements, transport...).

Compétences techniques :

* Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, notamment Excel).
* Connaissance des bases de la comptabilité et de la gestion budgétaire.
* Capacité à rédiger des documents clairs et structurés.

Compétences comportementales :

* Rigueur, organisation, et sens des priorités.
* Excellentes capacités de communication et esprit d’équipe.
* Discrétion et respect de la confidentialité.

Institution financière publique et solidaire, l’AFD est l’acteur central de la politique de développement de la France. Elle s’engage sur des projets qui améliorent concrètement le quotidien des populations, dans les pays en développement, émergents et l’Outre-mer. Intervenant dans de nombreux secteurs - énergie, santé, biodiversité, eau, numérique, formation - l’AFD accompagne la transition vers un monde plus sûr, plus juste et plus durable, un monde en commun. Son action s’inscrit pleinement dans le cadre des objectifs de développement durable (ODD). Présente dans 115 pays via un réseau de 85 agences, l’AFD accompagne aujourd’hui plus de 4 000 projets de développement. En 2019, elle a engagé 14,1 milliards d’euros au financement de ces projets. L'AFD met en œuvre une politique volontariste pour l'emploi direct et indirect des personnes en situation de Handicap.

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