Description
Intitulé du poste
SECRETAIRE MEDICALE
Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)
Catégorie B / AMA ou catégorie C / Adjoint administratif
Famille / Spécialité professionnelle / Métier
Famille : Gestion de l'information / Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale / Code métier : 40L20
Unité Fonctionnelle
Pôle : FEMMES-ENFANTS
Localisation du poste de travail
CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE – 1060 chemin de la Madeleine – CS 40001 11010 CARCASSONNE Cedex 9
Lieux d’intervention
Centre Hospitalier de Carcassonne
Présentation du service d’affectation
SECTEUR FEMMES-ENFANTS
Description synthétique du poste
Secrétaire médicale en consultations, hospitalisations, HDJ de Pneumologie. Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations Médico-administratives du patient avec le service, les patients et les intervenants extérieurs.
Descriptions des missions principales (non exhaustives)
CONSULTATIONS
ACCUEIL
- Accueil physique :
1. Accueil des patients,
2. Vérification des données administratives du patient,
3. Vérification des documents médicaux du patient,
4. Programmation de la consultation de surveillance, bilans et explorations complémentaires ou avis spécialisés,
5. Délivrance des courriers, ordonnances.
- Accueil téléphonique :
1. Gestion des appels internes et externes et création des fiches de liaisons,
2. Gestion des programmations des rendez-vous de consultations et de bilans.
ENREGISTREMENT DU CODAGE DES ACTES MEDICAUX
- Saisie de l’activité médicale,
- Suivi qualité du codage (après requête service contrôle de gestion) et mise à jour.
GESTION DU DOSSIER
- Importation/Numérisation des documents, courriers et bilans.
PRODUCTION DE DOCUMENTS
- Courriers, ordonnances, certificats, administratifs, documents types pour le service …
GESTION DES PLANNINGS DE RENDEZ VOUS DE CONSULTATION
- Incrémenter sur les différents plannings les absences des médecins et faire les mises à jour,
- Reprogrammer les rendez-vous en cas d’absence des médecins.
AUTRES
- Gestion des stocks en matériel bureautique et imprimés,
- Demandes de réparations sur ASSET+.
- Gestion du courrier externe et interne,
- Gestion du courrier arrivé et départ,
- Gestion du tableau de bord des médecins,
- Gestion des messages pour les médecins (demandes RV pour famille, ordonnances, communications de résultats, demande de RV urgents…).
LIENS HIERARCHIQUES
HIERARCHIE ADMINISTRATIVE
- Direction des Ressources Humaines,
- AAH - Responsable des secrétariats médicaux,
- AMA référente de pôle (coordination).
HIERARCHIE FONCTIONNELLE
- Chef de Pôle,
- Chef d’UMA,
- Praticiens hospitaliers du service,
- Cadre supérieur de Santé co-gestionnaire de pôle,
- SF coordonnateur en maïeutique,
- SF coordinatrice,
- Cadre de Santé du service.
LIENS FONCTIONNELS
INTERNES
- Chef de pôle,
- Chefs des Unités Médicales d’Activité,
- Praticiens hospitaliers des Unités Médicales d’Activité,
- Cadres de santé,
- Médecins Responsables des UMA,
- AMA référentes de pôle (coordination),
- Personnel.
EXTERNES
- Secrétariats médicaux du Centre Hospitalier,
- Personnel médical, paramédical et administratif du CH,
- Médecins et secrétaires extra hospitaliers,
- Usagers externes.
QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES
CONNAISSANCES
Bureautique - Secrétariat - X
Codage des actes - X
Communication - X
Droits des usagers, patients - X
Organisation et fonctionnement interne - X
Réglementation des archives - X
Terminologie médicale - X
SAVOIR FAIRE
Accueil et orientation des personnes, des patients et des usagers - X
Capacité à s’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone - X
Rédaction et mise en forme de documents - X
Capacité d’analyse et de priorisation - X
Travail en équipe et en réseau - X
Utilisation des outils bureautiques et logiciels métiers - X
Secret professionnel – Droit de réserve - X
SAVOIR ETRE
Qualité d’adaptation - X
Patience - X
Rigueur - X
Sens de la collaboration, du travail en équipe - X
Exemplarité - X
Réserve - X
Implication - X
Profil
Pré requis obligatoires:
· Savoir-être,
· Aisance à la saisie des comptes rendus,
· Maîtrise de la terminologie médicale.
Pré requis souhaités
Compétences techniques :
• Maîtrise des outils informatiques, facilités d’adaptation aux nouvelles techniques,
• Maîtrise de la fonction d’accueil,
Connaissances associées : législation et réglementation de l’assurance maladie, droits du patient hospitalisé.
Compétences sociales :
• Travail en équipe,
• Transmission de l’information,
• Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.
Compétences organisationnelles :
• Facilités d’adaptation à la polyvalence.
• Facilités d’adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.
Conditions d’exercice
Rythme de travail:
JOUR à Amplitude : 07H40
Exigences relationnelles:
- Travail en équipe – mutualisation consultations/hospitalisations,
- Adaptabilité,
- Gestion des communications.
Autres:
Polyvalence à mutualisation effectif secrétaires médicales hospitalisations /consultations pneumologie.
Logiciels utilisés:
• CROSSWAY (UNIT – RDWIN),
• WORD, EXCEL
• CPAGE,
• Logiciel Archives,
• Internet et Intranet,
• …
Contacts
Service demandeur
Gestionnaire
Mme ELOY Véronique
Attachée d’Administration Hospitalière
Responsable des secrétariats médicaux
04 68 24 27 03
veronique.eloy@ch-carcassonne.fr
Mme Emmanuelle PROT
Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale
04 68 24 20 36
secr.drh@ch-carcassonne.fr
#J-18808-Ljbffr
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.