Assistant de direction rattaché au maire, aux élus et au cabinet (h/f)

Rattaché(e) au Cabinet du Maire et placé sous l’autorité hiérarchique du responsable du service, le Directeur de cabinet, vous devrez assister les élus, gérer l'AMDR, assurer la relation avec différentes parties prenantes, piloter des projets.

Recrutement statuaire, ouvert par voie contractuelle (par application de l'article L332-8 du CGFP). Temps de travail : temps complet.

Vos missions seront les suivantes :
- Assistanat des élus
- Référent TCO
- Gestion AMDR
- Chargé de projets (En soutien sur la délégation « Femme »)
- Référent et gestion de « La Médaille de la Famille Française »
- Gestion partenariats
- Gestion des conventions et mises à disposition
- Gestion Formation/ Retraite des élus

Missions quotidiennes

 Accueil physique et téléphonique

 Travail ponctuel sur certains dossiers spécifiques

 Rédaction de courriers

 Suivi des demandes vers les services (alertes)

 Assurer la relation Maire/Elus et désignation des élus dans leurs différentes missions

 Suivre les instructions du maire et du 1er adjoint au quotidien transmises par WhatsApp

 Travail ponctuel sur certains dossiers spécifiques

 Gestion des demandes d’urgence des citoyens et des agents

 Gestion planning de la salle du conseil municipal

 Gestion des parapheurs

 Gestion des courriers

 Transmission courrier arrivée Cindoc

Assistanat des élus

 Gestion d’un portefeuille de 3 élus dont le 1er adjoint

 Gestion de leurs mails et de leurs agendas dont boite mail du 1er adjoint

Référent TCO

 Assurer la relation Elus/TCO dans leurs différentes missions, gestion du planning des réunions

 Synthèse des commissions TCO pour les élus

 Gestion des réunions TCO pour élus communautaires et autres élus

Gestion AMDR

 Gestion mail AMDR et assurer la relation AMDR/Elus

Chargé de projets

 Pilotage, organisation, coordination et finalisation des projets ou évènements

 En soutien sur le montage, la mise en place et l’organisation des projets de la délégation « Femme »

Médaille de la famille française

 Organisation de l’évènement en lien avec les services concernés-UDAF

Gestion partenariats

 Suivi Ekwalis et des partenariats en cours

Gestion des conventions et mises à disposition

 Lien avec les services et artistes pour les expositions en mairie

Gestion Formation/ Retraite/ séminaire des élus

 Gestion des DIF Elus dans le cadre de leurs formations

 Gestion de leur complément retraite (Fonpel, Carel, Ircantec…)

 Organisation des séminaires des élus

*Vous assurez toutes autres missions/ activités secondaires :
- Remplacement de l’assistante du maire
- Référent RH
- Gestion diffusion information des décès
- Participation active aux évènements et dépôts de gerbe
- Participer aux réunions AMDR
- Gestion de courrier : Arrivée, Départ
- Transmission courrier arrivée Cindoc
- Traitement de la pochette courriers

Expérience sur poste identique en collectivité territoriale (minimum 9 ans exigé). Connaissance de l'environnement territorial. Formation en lien avec les Techniques rédactionnelles : prise de notes et comptes rendus, Apprendre en autonomies, ont exigées.

SAVOIR FAIRE :
- Outils informatiques
- Zimbra
- Cindoc
- Word
- Excel
- Qualités rédactionnelles

SAVOIR ETRE :
- Disponibilité
- Communication
- Organisation
- Réactivité, Anticipation
- Sens des responsabilités
- Autonome et force de proposition
- Sens du travail en équipe
- Autonomie
- Polyvalence
- Confidentialité
- Sens de l’initiative
- Sens de l’accueil
- Aisance relationnelle