L'assistant de direction (H/F) accompagne le directeur/la directrice afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration avec lui/elle, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à l'organisation des activités de la Direction.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique)
Accueil et agenda
* Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, accueillir physiquement les rendez-vous
* Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
* Relever et transmettre les messages
* Organiser et gérer l'agenda (prise de RDV, courriers, e-mails, congés)
* Préparer, contrôler et suivre les dossiers en cours
Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation
* Réceptionner et trier le courrier pour présenter les informations essentielles Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir.
* Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par la direction et les chargés de missions (courriers, notes, documents pour diffusion)
* Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
* Organiser le tri et l'archivage des documents importants
* Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
* Rendre compte de l'avancement de son travail
* Rassembler, mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting)
* Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
* Alimenter et actualiser les tableaux de bord
* Structurer et assurer la transmission des informations en interne/externe
* Gestion, vérification et mise à la signature des parapheurs
Traitement et suivi des dossiers spécifiques
* Solliciter les documents et fonds de dossiers pour la préparation des dossiers de réunions
* Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
* Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité de la direction et des services
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