Relations fonctionnelles
En interne : les chefs de services, leurs assistantes et les professionnels de la Direction de l’Enfance et de la Famille, l'ensemble des Directions de la Direction Générale Adjointe des Solidarités, les assistantes de la Direction Générale Adjointe des Solidarités, les services rattachés à la Direction Générale Adjointe des Solidarités (SPAS et SIS)...En externe : les partenaires extérieurs, les établissements du dispositif de la protection de l’enfance...
Missions
Il est chargé d'assister le Directeur et le Directeur adjoint de la Direction de l’enfance et de la Famille afin d'optimiser la gestion de leurs activités, à savoir :
-Appui dans la gestion de leur activité : accueil téléphonique, gestion de la messagerie, gestion des agendas, organisation de déplacements,
-Appui à la gestion administrative : préparation de réunions / gestion et suivi des parapheurs, rédaction d’écrits en lien avec les outils de la collectivité ( Air Délib, Airs Courrier notamment),
-Coordination et centralisation des informations et dossiers de la direction et les partenaires externes,
-Il participe et anime des réunions collégiales entre les différentes assistantes de services de la DEF.
Il peut prendre en charge le suivi de dossiers confidentiels ou d’évènement particuliers y compris RH.
Il apporte ponctuellement un soutien à la conseillère technique concernant l’organisation de travaux transversaux ou d'évènements spécifiques.
Il assure le remplacement de l’assistante de la direction des offres d’accueil dans le cadre de la continuité de service mis en place dans les différentes directions de la DGAS.
L’agent peut être amené à être facilitateur des outils collaboratifs.
Il assure des permanences en lien avec les assistantes de direction de la Direction Générale Adjointe des Solidarités.
Activités principales
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Organisation et planification de réunions
Rédaction de courriers
Rédaction de documents administratifs
Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
Tri, classement et archivage de documents
Réception, traitement et diffusion d'informations
Gestion de plannings
Diplômes et niveaux d'expérience requis
Baccalauréat dans le domaine du poste visé, expérience de 1 à 3 ans sur un poste similaire
BAC + 2 dans le domaine du poste visé, débutant accepté"
Caractéristiques particulières
Forte disponibilité
Permanences
Savoirs
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des institutions
Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
Connaissance des techniques de prise de note rapide
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissances de dispositions juridiques dans son domaine
Savoir-faire
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
Orienter les appels téléphoniques
Rédiger des écrits professionnels
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
Savoir-être
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Se montrer attentif à son environnement de travail
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve de discrétion
Faire preuve d'initiatives
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