Accueil et secrétariat
o Accueil téléphonique et physique
o Tri et suivi du courrier / Classement et archivage des documents
o Suivi/mise à jour de 2 boites mails et de la base de contacts
o Suivi des agendas de la Direction, des collaborateurs et organisation des déplacements
o Rédaction et mise en forme des courriers, notes et compte rendu de réunion
o Suivi et mise à jour du planning
Gestion des appels d’offres/candidatures – Phase candidature + Phase proposition
o Veille, recherche et sélection des appels à candidatures/offres. Recherche et constitution des équipes et recherche de nouvelles compétences
o Assistance à l’élaboration des dossiers de réponse (note de présentation, méthodologie, organigramme, références, réalisation de fiches spécifiques…)
o Constitution des dossiers de candidature
o Relecture et corrections des supports écrits (notice, proposition, etc.)
o Suivi et constitution des dossiers des partenaires
o Mises à jour des documents administratifs
o Dépôt dématérialisé des dossiers
Gestion administrative & Intendance
o Suivi administratif et financier des marchés de maitrise d’œuvre (contrats, honoraires, avenants, situation, …)
o Gestion du personnel : transmission des informations au comptable (contrats de travail et bulletins de salaires, suivi des congés et des visites médicales, vérification des notes de frais, traitement des candidatures spontanées et demandes de stages)
o Gestion de tous les dossiers administratifs (URSSAF, assurances, etc.) avec le cabinet comptable
o Veille et gestion des stocks bureautique et intendance
o Suivi des contrats fournisseurs
o Réalisation de la déclaration d’activités annuelles auprès de l’assureur
Gestion comptable
o Facturation (CHORUS PRO), suivi des paiements et relances
o Relation et assistance au cabinet de comptabilité
o Suivi analytique par affaire (heures, frais, déplacements, …)
o Vérification et suivi des factures fournisseurs
o Vérification et suivi des factures partenaires (marchés publics)
De formation bac+2 en assistanat ou équivalent. Vous justifiez d'une expérience d'au moins 3 ans dans une Agence d’Architecte/Paysagisme et/ou Bureau d’études et/ou Entreprise de BTP.
Votre savoir-être : Discrétion et sens de la confidentialité, capacité d’adaptation, excellente expression et aisance rédactionnelle, rigueur et structure dans l’organisation du travail, réactivité, sens de l’anticipation et des priorités sont des atouts indispensables pour réussir à ce poste.
Vous interviendrez dans tous les domaines de la gestion de l’agence, ainsi que dans son développement.
La Compagnie du Paysage est une agence de paysage et d’urbanisme créée en 2004, reconnue pour ses compétences en aménagement d’espaces publics et urbains. Notre activité provient de la commande publique (concours et appels d’offres), mais également d'investisseurs privés (promoteurs et entreprises). Elle se développe sur le territoire national avec des interventions prédominantes en régions Ile de France, Normandie, Centre Val de Loire et Nouvelle Aquitaine.
L’agence maintient une grande diversité dans la typologie de ses projets :
• Conception et suivi de réalisation d’espaces publics (places, squares, parcs, centre-ville)
• Espaces publics de quartiers neufs ou en renouvellement urbain
• Espaces extérieurs de projets immobiliers et équipements publics
• Espaces naturels et transformation de territoires
L’équipe composée de Concepteurs Paysagistes, Urbanistes, Architecte DE et Ingénieur VRD est attachée à une approche spécifiquement paysagère de l’espace public, qui permet de proposer des projets sur mesure révélant l’ADN des territoires et respectant l’environnement (continuité écologique, lutte contre le réchauffement climatique, gestion alternative des eaux pluviales, stockage des eaux, etc …) avec l'objectif de permettre aux habitants de nouer/renouer une relation qualitative avec leur lieu de vie.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.