Assistante de direction h/f au sein du service de la police municipale

• Assure la gestion de l’agenda du Responsable de la Direction

• Gère les courriers et les appels téléphoniques : réceptionne, traite et diffuse les informations aux encadrants

• Collecte les informations ou les dossiers nécessaires à la demande du responsable de la Direction ou des chefs de service

Activités principales :

• Assure la gestion de l’agenda du Responsable de la Direction

• Gère les courriers et les appels téléphoniques : réceptionne, traite et diffuse les informations aux encadrants

• Collecte les informations ou les dossiers nécessaires à la demande du responsable de la Direction ou des chefs de service

• Rédige les notes de service, courriers, conventions à la demande du responsable de la direction ou des chefs de service

• Assure le suivi du Bureau d’Ordre et d’Emploi (BOE) : démarches administratives et réglementaires, formations, en lien avec les carrières des personnels de la Direction

• Budget : sollicite les devis, élabore les bons de commande, assure un suivi mensuel du budget alloué à la Direction

• Habillement : assure le suivi des matériels et équipements des personnels

• Elaboration et suivi des statistiques en lien avec le responsable

Activités secondaires, accessoires, saisonnières

• Remplacer l’agent en charge de l’accueil du public et de la gestion des objets trouvés lors des absences programmés

• Tableaux de bords

• Fiches E-Atal

• Logitud

SAVOIR

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales

• Connaissance des circuits et des procédures administratives de la mairie et des services en lien avec la Direction (Préfecture, Tribunal, …)

• Maitrise des techniques de secrétariat

• Maitrise des outils bureautiques et de communications (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Intranet, …)

SAVOIR-FAIRE

• Prise en considération des priorités du service dans la gestion quotidienne des activités

• Rédaction et mise en forme de tout type de documents, courriers, courriels, comptes-rendus, notes, délibérations, arrêtés, …)

• Rappel des informations importantes et transmission des messages

• Utilisation des logiciels spécifiques (E-Atal, espaces collaboratifs de l’Intranet, plateforme de dématérialisation des actes administratifs, aires délib, ….)

SAVOIR-ETRE

• Sens du service public

• Sens relationnel et de l’initiative

• Organisation, rigueur et autonomie

• Réactivité et capacité d’adaptation

• Disponibilité

• Discrétion

• Confidentialité