Établissement public de santé mentale de référence du département de la côte d'Or, Le Centre Hospitalier La Chartreuse assure la couverture de 5 secteurs de psychiatrie de l'adulte (308 500 habitants) et d'un inter secteur de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent.
Établissement polyvalent de 384 lits et 222 places, il propose 1 offre de soins diversifiée à la fois psychiatrique, médicale et médico - sociale.
L'activité médicale est structurée en 5 pôles permettant des prises en charge spécifiques : addictologie, crise et urgences, prévention du suicide, psychiatrie de la personne âgée, précarité, maison d'arrêt, réhabilitation psychosociale.
Il fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire Côte d'Or et Haute-Marne (GHT 21-52).
Courant 2025, la Maison d'Accueil Spécialisée Les Sources ouvrira ses portes ; établissement médico-social public, la MAS a pour mission d'accueillir des personnes adultes handicapées psychiques en situation de grande dépendance ayant besoin d'une aide humaine et technique proche et individualisée ainsi que des soins récurrents. L'établissement disposera d'une capacité de 60 places en accueil permanent 1. DENOMINATION DU POSTE
Grade : Assistante Medico administrative (AMA) - Catégorie B
Fonction : Assistante de direction ESMS - Poste à temps plein
Affectation : POLE DE REHABILITATION / SECTEUR MEDICO-SOCIAL
Unités concernées : USALP/Arc-en-Ciel (projet MAS) - 80%
Foyer d'Accueil Médicalisé (FAM - 10%
Service d'accompagnement médico-social pour adultes handicapés (SAMSAH) - 10%
- MISSION PRINCIPALE
L'AMA/Assistante de direction assure le fonctionnement administratif des services médico-sociaux du pôle de réhabilitation, l'accueil des usagers et des familles ainsi que le traitement et la coordination des opérations et des informations médico-administratives du patient/résident.
3. ACTIVITES DU POSTE
- Accueil, orientation et prise en charge des personnes (agents, usagers, résidents, mandataires judiciaires, assistantes sociales)
- Uniformisation, actualisation et mise à jour de différents tableaux liés au fonctionnement des structures médico-sociales du CHLC et à l'accompagnement des résidents
- Mise à jour mensuelle du suivi des notifications MDPH et des données Via Trajectoire en lien avec l'assistante sociale et les cadres des services
- Suivi et classement des conventions partenariales
- Classement et archivages des dossiers médicaux
- Accueil téléphonique et renvoi vers le bon interlocuteur
- Classement et archivage des dossiers des usagers sortis des dispositifs ou unités
- Envoi d'invitation aux différentes réunions
- Programmation des périodes d'essai des résidents en lien avec les cadres socio-éducatif
- Organisation des transports des résidents
- Aide à la réactualisation des documents obligatoires (livret accueil, contrat de séjour, règlement de fonctionnement)
- Aide aux cadres pour les statistiques liées au rapport d'activité pour le CD21 + ANAP
- Aide au cadre de la MAS pour la gestion des plannings
- Organisation et planification de réunions
- Commande et gestion des fournitures et matériels de bureau (en collaboration avec les cadres)
- Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux, conventions
- Elaboration des statistiques mensuelles, annuelles en lien avec les tableaux de bord des structures
- Saisie de l'activité des structures (en collaboration avec les différents cadres)
CVS :
- Planification et organisation des réunions
- Rédaction des comptes rendus du CVS avec le président,
- Participation aux élections et à son organisation
- Tenue du tableau de suivi des demandes réalisées au CVS
Commissions d'admission :
- Gestion des dossiers d'admission (vérification des pièces) en lien avec l'assistante de service social
- Planification et organisation des commissions d'admission
- Elaboration des courriers-réponses et du compte-rendu de la commission d'admission
- Tenue du tableau de suivi des demandes d'admission
- LIENS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELS
Hiérarchique :
Placée sous l'autorité de la Direction des Ressources Humaines et de l'autorité fonctionnelle de la
Référente-direction des structures médico-sociales et du Cadre socio-éducatif de la MAS.
Fonctionnel :
Médecin-chef de pôle
Médecins des unités concernés
Cadres socio-éducatifs des unités Samsah et FAM
Cadre supérieur de santé du pôle Réhabilitation
Direction des affaires générales
Direction de la coordination des soins, Qualité et gestion des risques
Direction des services économiques et techniques
5. RELATIONS DE TRAVAIL LES PLUS FREQUENTES
- Médecins, cadres, équipe pluri professionnelle
- Autres secrétariats du CH de la Chartreuse
- Bureau des entrées
- Unités de soins
- Les différentes directions du CH
- Familles, mandataires judiciaire
- CPAM, mutuelles
- Conseil départemental, ARS
- Service juridique
- Structures partenaire
- Associations
- Organismes de transport médicalisés ou non
- Médecins traitants, spécialistes ou autres
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