Les offres d'emploi secrétaire ne manquent pas car la fonction est incontournable dans la quasi-totalité des entreprises et organisations, et ce, quel que soit le secteur : commerce, industrie, service, médical, entreprise de gestion et même dans les établissements publics. Néanmoins, avec l'arrivée du numérique et l'évolution des outils de gestion, ce travail évolue… Il est important d'avoir une plus-value pour se différencier comme : l'administratif, la comptabilité, la gestion, les langues étrangères ou la connaissance du secteur selon l'entreprise.
Les attributions d'un employé en secrétariat varient en fonction de son lieu de travail. Souvent premier contact avec les clients ou le public, il accompagne le gérant dans la gestion de l'entreprise. Ces tâches sont nombreuses et variées dans le cadre de son travail.
Il se charge de l'accueil physique et téléphonique, informe, traite les appels entrants, organise les rendez-vous et les plannings du personnel. Il rédige les courriers et compile la documentation administrative et comptable pour tous types d'entreprise, réceptionne le courrier et peut gérer la comptabilité. Il fait la saisie et la gestion des dossiers et la saisie des informations clés des rendez-vous. Les missions de ce pilier de l'entreprise évoluent dans le cadre de son travail.
Désormais, les métiers liés au secrétariat ne se cantonnent plus au classement de dossiers, ils jouent également un rôle d'assistant. En effet, il gère l'organisation d'une équipe et seconde le dirigeant ou le chef de service. Certains emplois de secrétaire, ont des spécialisations, parmi les plus répandus existent : le secrétaire juridique, le secrétaire comptable et le secrétaire administratif.
La secrétaire doit disposer d'excellentes compétences en matière d'organisation, sans compter une prédisposition pour l'accueil physique et téléphonique et le relationnel. Savoir s'adapter à différents interlocuteurs et outils de travail est essentiel. Les candidats qui font preuve d'une grande capacité d'observation sont très appréciés par les recruteurs. Par ailleurs, pour postuler à un emploi secrétaire, il faut savoir prendre des notes, faire une synthèse et rédiger des comptes rendus détaillés dans le cadre souvent d'assemblée et de réunion.
Dans un contexte d'internationalisation des échanges entre entreprises, les offres requièrent bien souvent un niveau correct voire bon en anglais, ou dans toute autre langue étrangère. Le recrutement exige également de posséder de bonnes bases en comptabilité-administratif et de maîtriser la suite Microsoft Office. Certaines tâches orientées commerciale, nécessitent d'être à l'aise en relation commerciale et en vente.
Les titulaires d'un BAC Pro Gestion-administration ou d'un BAC Techno STMG peuvent postuler à ce poste. Néanmoins, ceux qui ont un BTS assistant de gestion PME/PMI, assistant de manager ou assistance technique d'ingénieur sont les plus prisés par les recruteurs. Les diplômes en rapport avec la gestion et l'administratif conviennent également.
Selon le niveau de formation, un secrétaire gagne environ 1 600 € avec 1 ou 2 ans d'expérience et 2 000 € net par mois avec une expérience de 5 ans et plus. Les salaires peuvent variés en fonction de l'entreprise, de l'expérience et des compétences de l'employé.
Dans tous les cas il est relativement aisé pour un secrétaire administratif de trouver des opportunités d'emploi.
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