Secrétaire médicale à 100 % - h/f

Description entreprise :
Pôle de référence, le CHU de Reims assure l'activité de proximité pour tout le territoire Marnais et prend en charge les pathologies les plus complexes à l'échelle de la région Champagne-Ardenne (chirurgie cardiaque, greffes de rein, urgences et SMUR pédiatriques…).

Disposant de l'ensemble des spécialités médicochirurgicales, le Centre Hospitalier Universitaire de Reims offre une prise en charge tout au long de la vie. Doté d'une maternité adossée à un service de réanimation néonatale, l'établissement assure un suivi médical complet de l'enfant et de l'adolescent, y compris en psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent.

En complément de prises en charge de haute technicité, le CHU présente également une offre importante d'hébergement pour personnes âgées et une offre complète de soins de suite et de réadaptation (SSR).

C'est un collectif de 8 500 professionnels qui accueille chaque année près de 200 000 patients. Il contribue annuellement à la formation de plus de 2 100 étudiants, que ce soit au sein de l'Institut Régional de Formation ou en accueillant les étudiants des facultés de médecine, d'odontologie et de pharmacie de l'Université de Reims Champagne Ardenne.

Acteur clé du territoire, le CHU de Reims et les actions qu'il mène conduisent à un impact économique de près de 900 millions d'euros dans le département de la Marne.

L'établissement anime une politique de coopération territoriale ambitieuse autour du Groupement Hospitalier Universitaire de Champagne et des conventions d'association hospitalo-universitaire signées avec les quatre Groupements Hospitaliers de Territoires voisins, en partenariat avec le Centre de Lutte Contre le Cancer, l'Institut Godinot Se donnant pour ambition de moderniser l'offre de soins, le CHU de Reims s'est engagé dans un important projet immobilier pour un budget de 530 millions d'euros. Autour de trois phases, le chantier du Nouvel hôpital de Reims a débuté en janvier 2020 et s'achèvera en 2031.

Description du poste :
Plusieurs poste à pourvoir dans les différents secteur du Centre Hospitalier Universitaire (CHU) en tant qu' Agent Administratif à orientation secrétariat médical.
Secteur d'activité : Consultations ou Unités d'hospitalisations CDD de 2 à 6 mois uniquement.

MISSION

La secrétaire médicale au sein d'un Hôpital assure l'accueil des patients, les prises de rendez-vous, la tenue du standard téléphonique, la saisie du courrier et l'archivage des documents.

Elle maitrise le vocabulaire médical et la règlementation des soins ce qui fait d'elle un interlocuteur capital pour les patients mais également pour le personnel soignant (médecins, internes, IDEs...etc…)


A - SECTEUR DES CONSULTATIONS

Accueil physique et téléphonique :
Elle assure l'accueil téléphonique, fixe les rendez-vous de consultation sur EASILY et oriente les appels au sein de la consultation
Elle est en charge de l'accueil physique des patients et réalise les formalités médico-administratives (bureau des entrées décentralisé) sur PASTEL.
Programmation des rendez-vous :
Elle fixe les rendez-vous de consultation, gère l'agenda de consultation des médecins et programme les rendez-vous de suivi des patients sur l'agenda EASILY.
Frappe de comptes rendus médicaux :
Elle réalise la frappe et l'envoi des comptes rendus de consultation, certificats, bons de transport, arrêts maladie.
Codification des actes :
Elle codifie le parcours de soins et saisit les actes des patients vus en consultation sur PASTEL et WEB100T.
Gestion des dossiers médicaux :
Elle assure la gestion rigoureuse du dossier médical (vérification de la présence de tous les éléments constitutifs du dossier et classement selon l'ordre requis), numérise les éléments médicaux sur le dossier patient EASILY (biologie, compte rendu d'imagerie, correspondances médicales) et assure l'archivage en veillant à la bonne tenue et au rangement des dossiers.
Elle garantit la traçabilité des dossiers sur ARCHIMED.
Elle crée les bons pour les demandes d'imagerie dans DREAM.
Elle gère la demande d'accès au dossier médical du patient.

B - SECTEUR D'HOSPITALISATION :

Accueil physique et téléphonique :
Elle gère l'accueil téléphonique et oriente les appels.
Elle assure l'accueil physique des familles des patients hospitalisés et des professionnels de santé.
Elle programme les rendez-vous des familles des patients et des laboratoires sur l'agenda des médecins de l'unité.
Transmissions :
Elle assure des transmissions efficaces à l'équipe.
Elle gère et oriente les demandes d'hospitalisations externes ou internes (demande de médecin traitant…)
Frappe de comptes rendus médicaux :
Elle réalise la frappe et l'envoi des comptes rendus d'hospitalisation.
Gestion des dossiers médicaux :
Elle sort les dossiers médicaux des patients déjà connus pour la mise à jour du dossier patient informatisé sur EASILY.
Elle assure la gestion rigoureuse du dossier médical (vérification de la présence de tous les éléments constitutifs du dossier et classement selon l'ordre requis), numérise les éléments médicaux sur EASILY (biologie, compte rendu d'imagerie, correspondances médicales…) et assure l'archivage en veillant à la bonne tenue et au rangement des dossiers.
Elle garantit la traçabilité des dossiers sur ARCHIMED.
Elle crée les bons pour les demandes d'imagerie dans DREAM.
Elle gère la demande d'accès au dossier médical du patient.
Programmation des hospitalisations et des rendez vous post-hospitalisation :
Elle planifie les hospitalisations programmées et gère les demandes complémentaires de consultations et d'examens complémentaires dans le cadre de cette programmation.
Elle gère les rendez-vous de consultation et la programmation des bilans des patients sortant d'hospitalisation sur l'agenda EASILY.
Tâches diverses :
Elle réceptionne et distribue le courrier selon l'organisation en vigueur au sein du service.
Dans E-Procurement, elle commande les fournitures de bureau et les consommables d'impression du secteur.
Elle respecte les procédures en cours au niveau de l'institution.

Logiciels utilisés:

CHU : Centre Hospitalier Universitaire
EASILY : Logiciel Dossier Patient Informatisé
PASTEL : Logiciel de gestion administrative des patients
WEB100T : Logiciel de codage d'activité
ARCHIMED : Logiciel d'archivage des dossiers médicaux
DREAM : Application informatique utilisée pour les demandes d'imagerie
E-Procurement : Logiciel de commandes de matériels de bureau et logistiques

Profil recherché :
Niveau de compétence et capacités requises

Niveau de compétence :

Etre diplômée du Baccalauréat Sciences Médico-Sociales ou avoir suivi une formation de secrétariat médical ou avoir une expérience en secrétariat médical.
Bonne connaissance de la terminologie médicale, de la syntaxe
Excellent orthographe
Bonne vitesse de frappe,
Maîtrise de l'outil informatique : Pack Office et environnement WINDOWS

Capacités requises :

Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et à s'inscrire dans une démarche de travail de coordination
Capacités d'organisation et valorisation des priorités
Implication dans la dynamique de l'équipe
Sens des responsabilités, motivation
Capacités relationnelles, écoute et discernement
Autonomie, discrétion, adaptabilité

Caractéristiques du poste :

Horaires en 7h40, du lundi au vendredi, soit : 8 h – 16 h ; 8 h 30 – 16 h 30 ; 09 h – 17 h ; 09 h30 – 17 h 30 ou 10 h 00 – 18 h 00.
CDD de 2 à 6 mois uniquement