Gestionnaire administratif cgm pôle univa - h/f

Description entreprise :
Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l'échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche, en collaboration avec l'Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l'un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.

Sa zone d'attraction s'étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.

L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d'hôpital de jour et 46 places d'HAD.

Présentation du service / unité :

Le Pôle Universitaire de Psychiatrie Adulte du Centre Hospitalier Charles Perrens répond aux besoins de la population adulte en santé mentale est plus particulièrement sur le territoire du nord de Bordeaux Métropole rive gauche. (190 000 habitants)

Le pôle UNIVA est positionné à différents niveaux du parcours de soins du patient sur le territoire.

Il propose une offre de soins de proximité (CMP, Hôpitaux de jour), et des parcours de soins structurés en fonction des besoins (unités d'hospitalisation, équipes mobiles, réhabilitation psycho-sociale...).

Description du poste :
Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/une adjoint/e administratif/ve pour son CGM - Pôle UNIVA en CDI - Poste de catégorie B

Mission générale du poste :

Extraire, analyser et suivre les données chiffrées issues de l'activité du
Pôle en vue de fournir au Chef de Pôle et Cadre Supérieur de Santé des outils d'aide à la gestion et à la
décision.

Activités principales :
- Suivi des indicateurs issus du contrat de Pôle
Suivre le budget des crédits délégués, les ETP et mouvements du personnel du
pôle en collaboration avec la Cheffe de Pôle et la Cadre Supérieure de Santé
Suivre les indicateurs qualité du pôle
Extraire et analyser les données
S'assurer de la fiabilité des données extraites
Concevoir et réaliser des outils d'aide à la gestion et à la décision (tableaux de
bord, graphiques...)
Réaliser des statistiques à partir des indicateurs
Participer à la rédaction du bilan du contrat de pôle
Suivre l'activité du pôle en collaboration avec la Cheffe de Pôle et la Cadre Supérieure
de Santé
Suivre, organiser et gérer l'intéressement en collaboration avec le Chef de Pôle et
le Cadre Supérieur de Santé

- Gestion et suivi des commandes du pôle
Assurer le suivi du plan d'équipement du pôle et des différentes unités
Réaliser des demandes de devis auprès des fournisseurs ou services concernés
Instruire et traiter les demandes de commandes :
Abonnements à des magazines et revues (renouvellement et création
de nouveaux abonnements)
Matériel médical et non médical, matériel hôtelier, timbres, tickartes,
tampons ...
- Gestion et suivi du budget thérapeutique du pôle
Réaliser les bons au porteur
Réaliser les bons de commande
Réaliser et suivre les conventions liées aux différentes activités
Gérer l'aspect financier des séjours thérapeutiques (réaliser les conventions, devis
du séjour, engagement des dépenses et paiement des arrhes et suivi facturation)
Gérer la régie d'avance (fonction de régisseur d'avance)


- Gérer et saisir la GTT des assistantes médico administratives, assistantes sociales, psychologues
et personnels du CGM sous la responsabilité de la Cheffe de Pôle et de la Cadre Supérieure
de Santé
Saisir les plannings des AMA, ASE, psychologues et personnels du CGM
Traiter les anomalies de badgeage
Saisir les absences sur les plannings
Gérer et suivre les assignations de ces personnels
Suivre les contrats du personnel contractuel (pour gestion des congés notamment)
Participer activement aux différentes réunions en lien avec les missions du poste
(conseil de pôle, réunion budgétaire, réunion de pôle, réunion cadres...)


- Assurer le suivi de l'activité de l'unité de psychiatrie de liaison en collaboration avec la Cadre
Supérieure de Santé
Récupérer les dossiers du service de psychiatrie de liaison
Saisir les diagnostics principaux et secondaires
Saisir la cotation des actes médicaux et infirmiers dans le DPI

- Assurer le suivi de l'activité de l'unité d'électro convulsivothérapie en collaboration en
l'encadrement médico soignant de cette unité
Saisir la cotation des actes médicaux dans le DPI
S'assurer de la facturation des actes ECT auprès des autres établissements
S'assurer de la facturation et paiement de l'activité d'anesthésie de ce service




Profil recherché :
Diplômes recherchés :
• Bac+2 administration et gestion des entreprises
• Bac +2 comptabilité/gestion


Connaissances :
• Connaissance du statut des agents de la fonction publique hospitalière
• Connaissance du droit des usagers
• Connaissance de la comptabilité hospitalière
• Connaissance des systèmes d'information
• Connaissance de l'établissement


Savoir être :
• Sens de l'organisation et rigueur
• Esprit d'analyse et de synthèse
• Esprit d'initiative
• Respect de la confidentialité
• Disponibilité
• Capacité d'adaptation


Savoir-faire :
• Savoir s'adapter aux évolutions
• Sens de l'organisation
• Maîtrise des outils informatiques
• Rigueur dans le travail
• Savoir rendre compte
• Respect des protocoles et procédures de travail

Spécificités du poste :

Poste à temps plein
- Horaires de 9h à 16h45.

- Organisation du temps de travail selon le protocole en vigueur au
sein du Centre hospitalier Charles Perrens.