Chargé de projet évènements et exploitation commerciale junior (f/h)

Contexte du recrutement et définition de poste

Sous l’autorité et le contrôle du de la chef(fe) du service Evénements et exploitation commerciale, en lien étroit avec les équipes des différents sites et en particulier du Musée de l’Homme et du Parc Zoologique de Paris. Le/la chargé(e) de projets met en œuvre la politique commerciale, l’accueil et l’organisation d’événements dans les différents sites parisiens du Muséum. Il coordonne la mise en œuvre des événements commerciaux ou internes dans les espaces de ces sites et en assure le suivi administratif, organisationnel et logistique.

Missions :

Evénementiel et commercial
- Assurer la promotion, et concrétiser les opportunités de commercialisation des espaces
- Renseigner et honorer les demandes des clients (interne ou externe), dans le respect des contraintes de faisabilité des espaces.
- Faire visiter les espaces aux prospects – clients,
- Assurer les repérages techniques et logistiques d’événements avec les différents types de prestataires, centraliser coordonner leurs interventions lors des événements
- Respecter et faire respecter les consignes d’exploitation des espaces
- Assurer l’interface entre les clients, le Muséum (régie, services de maintenance, accueil, sécurité…) et les prestataires externes
- être garant de la qualité d’accueil, et du bon déroulement des événements
- Centraliser la gestion de l’occupation des espaces payants via les plannings d’occupation des espaces
- Appliquer et faire respecter la politique tarifaire en vigueur

Développement
- Prospection des clients susceptibles d’être intéressés par une location de salles au sein du JdP, du MH ou du PZP: événement promotionnel, réception….
- Développer et concrétiser les opportunités de location d’espaces
- Fidéliser la clientèle
- Elaborer et développer des outils de prospection ( publicité et supports de communication) et en assurer la diffusion
- Atteindre les objectifs qualitatifs et quantitatifs fixés lors du budget.

Administratif :
- Etablir les devis en assurer le suivi et les relances jusqu’à l’échéance ou la confirmation de réservation
- Etablir les contrats de location à envoyer aux clients et assurer le suivi de traitement dans son intégralité, en interface avec le service juridique.
- Suivre les paiements (et faire les relances le cas échéant) des locations d’espaces dans les délais impartis et contractuels, en lien avec les services financiers.
- Assurer la mise à jour quotidienne des plannings des espaces
- Effectuer ou suivre les demandes de devis des postes techniques inhérents aux exploitations des espaces (frais internalisés aux prestations de locations d’espaces dans le cadre du “guichet unique”), de l’émission des OS, et des bons de commandes ainsi que le suivi des paiements liés dans le respect des BPU / BPUF des marchés publics liés, et en adéquation avec le budget préalablement provisionné pour chaque poste.
- Renseigner le tableau de bord correspondant au suivi budgétaire du service.
- Reporting “au fil de l’eau” sur le tableau de bord de l’activité globale du service

Activité contributive :
- Envoi à l’interne des plannings d’occupation des espaces
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs, techniques et courriers, classer ; réceptionner, trier et transmettre le courrier ; assurer les photocopies, le tri, l’archivage etc

Profil recherché

Compétences:
- Maîtrise des techniques commerciales, marketing et communication,
- Aptitude à la négociation commerciale
- Expérience dans une fonction similaire
- Très bonne expérience de terrain,
- Créativité
- Gestion de budget
- Bonne pratique de l’anglais
- Maîtrise de l’outil informatique, des logiciels de bureautique et du logiciel de gestion de salle AGORA

Qualités:
- Sens de l’organisation, de l’initiative
- Autonomie et efficacité, réactivité
- Pragmatisme et rigueur
- Ecoute, sens du contact
- Capacité de travailler en équipe
- Dynamique, ouvert et enthousiaste
- Grande disponibilité
- Sens des priorités et respect du délai
- Forte sensibilité culturelle et muséale
- Diplomatie : qualité relationnelle, capacité d’adaptation à un public varié et exigeant, y compris en interne
- Grande aisance dans l’expression orale et écrite

Formation :
- Niveau bac +4/5 (MASTER) Universitaire, commerce, communication
- En outre le/la candidat(e) devra être mobile (titulaire au moins du permis B)

Information(s) complémentaire(s)

Venez rejoindre un établissement chargé d’histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d’une grande variété de métiers et d’activités, le Muséum vous propose d’intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.

Le contrat

Localisation : Jardin des plantes

Contrat : Mutation ou détachement sur un emploi de catégorie A ou CDD de droit public renouvelable

Temps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels.

Les avantages

Remboursement de 75% des frais de transport en commun ou forfait mobilité durable (vélo ou covoiturage)

Télétravail possible jusqu’à deux jours par semaine après 4 mois d'ancienneté

Restaurant d'entreprise

Prise en charge partielle de votre mutuelle

Un comité social et une association sportive et culturelle

Accès illimité aux sites de l’établissement avec invités