Gestionnaire administratif des élus et des groupes politiques h/f

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'Equipe municipale veut faire de Lyon une Ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants. Au sein de la 3e Ville de France, le Secrétariat général, délégation transversale attentive à la réalisation des priorités du plan de mandat, répond à deux grandes missions :
- Veiller à la coordination des sphères politiques et techniques et faciliter les coopérations avec la Métropole de Lyon ;
- Accompagner la transformation des modes de faire l'action publique, en visant toujours plus loin pour adapter les politiques municipales aux défis de demain.

Rattachée au Secrétariat général, la Direction des assemblées et de la vie des élus (DAVIE) offre une vision à 360° sur les missions et projets de la Ville.

Dans un contexte particulier de Ville à arrondissements, avec des enjeux de subsidiarité, la DAVIE est au coeur de la construction des politiques publiques municipales, à l'articulation de la vie démocratique et administrative.

Elle joue un rôle majeur en matière de sécurisation des instances, des actes et des processus de décision. Elle mobilise ses forces vives pour l'aide à la décision auprès de la Direction générale et du Cabinet du Maire avec rigueur, discernement et facilitation. Elle garantit la mise en oeuvre du statut de l'élu (déplacements, formations, indemnités), accompagne et conseille les groupes politiques dans la gestion de leurs moyens.

Vos missions au sein de la DAVIE :

Vous voulez rejoindre une direction dynamique, volontaire, engagée dans l'animation de la vie démocratique de la collectivité.

Une direction soudée, innovante dans ses modes de travailler ensemble, dont la force repose sur l'entraide, le respect de l'autre, la co-construction, la curiosité et l'expertise, la conscience professionnelle et la bonne humeur.

Vous exercez vos missions sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du pôle vie des élus.

Vous êtes en charge de la gestion administrative des élus et des personnels des groupes politiques ainsi que du suivi des enveloppes budgétaires allouées.

Vous êtes un appui technique pour assurer le bon fonctionnement quotidien des groupes politiques.

Pour assurer la continuité de service, vous suppléez votre binôme en cas d'absence.

Vous êtes identifié comme référent informatique de la direction, vous êtes l'appui technique pour assurer le bon fonctionnement quotidien des groupes politiques et assurez la gestion de la salle du Conseil municipal.

Activités principales :

· Vous gérez les indemnités des élus en effectuant un suivi rigoureux des changements de situation pouvant impacter les indemnités et les cotisations (démission, autre mandat dans une autre structure).

· Vous êtes l'interlocuteur privilégié des élus et des groupes politiques et assurez un reporting auprès de votre hiérarchie. A ce titre, vous accompagnez les élus dans l'exercice de leur mandat et vous suivez leurs situations individuelles (complémentaire retraite, congés maternité/paternité, pénalités sur indemnités). Vous assurez la gestion des contrats des personnels des groupes politiques et faites le lien avec les services Ressources humaines.

· Vous gérez les enveloppes budgétaires des élus et des groupes politiques.

· Vous préparez les éléments d'aide à la décision lors de modifications substantielles de leur situation et vous rédigez des éléments explicatifs à leur attention où à votre hiérarchie en vue d'arbitrages.

· Vous suivez l'actualité réglementaire dans ces domaines et vous participez aux réflexions menées sur l'évolution des dispositifs mis en place.

· Vous mettez à jour les listings, les formulaires, les tableaux de suivi des données.

Missions secondaires :

· Vous serez amené à participer ou animer des groupes de travail sur des projets internes ou externes de la Direction.

· Vous intervenez ponctuellement pour prendre le relais de l'antenne de gestion RH de la direction.

· Vous entretenez une connaissance et une pratique de l'instruction des demandes de déplacements et de formation des élus afin de garantir une continuité de traitement en l'absence de l'agent gestionnaire.