Gestionnaire administratif (doctorat, hdr et collège des écoles doctorales) – f/h

Gestionnaire administratif (doctorat, HDR et collège des écoles doctorales) – F/H

Fonction publique : Fonction publique de l'État

Employeur : Université Sorbonne Paris Nord (USPN)

Localisation : 99 Avenue Jean Baptiste Clément 93430 Villetaneuse

Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Expérience souhaitée : Non renseigné

Rémunération : (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné

Catégorie : Catégorie B (profession intermédiaire)

Télétravail possible : Non renseigné


Les missions principales

Le pôle études doctorales de la direction de la recherche a pour missions d’assurer le secrétariat administratif et pédagogique du troisième cycle (doctorat et HDR), de l’inscription à la soutenance, de dispenser des formations aux doctorants et candidats à l’HDR, d’organiser les différents événements pour les doctorants et d’assurer la gestion administrative des campagnes de contrat doctoraux et des missions d’enseignement.


Accueil, accompagnement et inscription des doctorants

1. Assurer l’accueil physique et téléphonique.
2. Assurer l’orientation des interlocuteurs internes et externes.
3. Accompagner les doctorants dans leurs démarches administratives, vérifier l’exactitude et la précision des renseignements fournis dans les dossiers et procéder aux inscriptions des doctorants jusqu’à la soutenance de thèse.
4. Elaborer, saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative sur la plateforme des doctorants et sur APOGEE.
5. Suivre les dossiers des doctorants et relancer les intervenants internes et externes.
6. Elaborer des tableaux de suivi.
7. Gérer et suivre les conventions de cotutelle internationale de thèse et les avenants conformément à la réglementation des études doctorales et en lien avec les universités partenaires.
8. Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité.
9. Saisir et mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser.
10. Classer et archiver les documents.


Gestion et suivi des dossiers de d’habilitation à diriger des recherches

1. Assurer l’accueil des enseignants-chercheurs candidats à l’habilitation à diriger des recherches (HDR).
2. Répondre aux questions des enseignants-chercheurs, les aider dans leurs démarches administratives et de soutenance d’HDR.
3. Préparer le dossier d’inscription en HDR pour l’examen par la Commission recherche.
4. Vérifier la composition du jury, établir les convocations pour l’inscription administrative et la soutenance.
5. Elaborer, saisir et mettre à jour des bases de données dédiées (APOGEE) et élaborer des tableaux de suivi.
6. Classer et archiver les documents.


Gestion administrative du collège des écoles doctorales

1. Planifier les séances du collège, préparer l’ordre du jour.
2. Assurer le bon fonctionnement de l’instance sur le plan académique, administratif et logistique.
3. Rédiger le relevé des décisions et le procès-verbal de séance.


Profil recherché

Connaissances : Connaissance de l’environnement professionnel (doctorat, HDR), règlementation applicable au doctorat et à l’HDR, structures de l’établissement.

Savoir-faire : Savoir planifier et organiser les tâches, capacité à suivre plusieurs dossiers en parallèle, travailler dans un calendrier contraint, capacité à s’investir dans des projets, maîtrise du logiciel Apogée, plateforme des doctorants, Sirius, savoir utiliser les logiciels de bureautique (Word, Excel), maîtrise de l’anglais.


Éléments de candidature

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.


Qui sommes-nous ?

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployées sur cinq campus, ses activités sont réparties sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise et sont implantées au sein d’un territoire très dynamique. L’USPN compte 25 000 étudiants en formation initiale ou continue au sein de 9 composantes. Université pluridisciplinaire, son offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication. La recherche est développée au sein de 31 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm.

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