Gestionnaire administratif et rh

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Le département de chimie de l'École Normale Supérieure est une structure d'enseignement et de recherche, implantée sur plusieurs sites, et qui compte environ 180 agents de statuts différents (enseignants-chercheurs, chercheurs, BIATSS ou ITA, doctorants, post-doctorants, stagiaires...) relevant de l'une des tutelles suivantes : ENS, CNRS, SU, ESPCI. La structure de recherche est organisée au sein de deux unités mixtes de recherche.

Ce poste est placé sous l’autorité hiérarchique de la responsable du pôle RH et de la responsable du pôle des affaires générales.

MISSION PRINCIPALE

En tant que gestionnaire administratif, vous réaliserez des actes administratifs et de gestion courante pour le département et ses unités de recherche. Vous serez chargé d’exécuter ces actes dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine des ressources humaines. Vous jouerez également un rôle d’accompagnement en informant et en orientant la communauté du département dans leurs démarches administratives.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

* Assurer l’accueil physique et téléphonique

* Assurer la gestion des boîtes mail génériques

* Assurer le soutien logistique du département et de ses unités de recherche (gestion du courrier, réservation de salles etc.)

* Informer, orienter et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

* Mettre à jour l’intranet du département et intégrer de nouveaux contenus en français et en anglais

* Réaliser des opérations de gestion courante (gestion administrative, RH, logistiques) dans un environnement multi-tutelles

* Mettre en œuvre la procédure d’accueil et la procédure de départ de tout nouvel entrant

* Participer à la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines

* Rédiger des notes, courriers administratifs et courriels

* Diffuser l'information relative aux procédures de gestion

* Constituer les dossiers individuels, classer (archivage numérique) les documents administratifs et RH

* Contribuer à la mise en œuvre des recrutements et des conventions de stage sur le plan administratif

* Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers

* Saisir et mettre à jour des bases de données, des tableaux de bord, les dossiers des agents

SPECIFICITES DU POSTE

* Confidentialité des informations traitées

* Positionnement multi-tutelles et multi-UMR

* Organisation multi-sites. Contraintes des calendriers de recrutement, d'avancement ou d’autres campagnes RH

* Contraintes horaires liés aux événements

CHAMPS DES RELATIONS

Relations Internes : ensemble de la communauté du département et de ses unités, collègues de la plateforme de gestion, services centraux des différentes tutelles de rattachement (ENS, CNRS, SU, ESPCI).

Relations Externes : invités scientifiques internationaux, visiteurs, prestataires, fournisseurs, etc.