Agent d'information et du secrétariat en cdd

Missions :

CONTEXTE DE TRAVAIL

Les 18 Maisons de Ma Région réparties sur les 13 départements de la Région Occitanie ont pour vocation de répondre au besoin de proximité en tant que espace d’accueil et d’information des publics sur le rôle, les compétences, les politiques et les dispositifs d’intervention de la Région ; espace « relais » de l’institution régionale destiné à créer du lien social, un lieu de dialogue et d’échanges (organisation de conférences, conférences de presse, journées professionnelles, ateliers et réunions, expositions et animations, débats, concertations…) ; espace d’appui et d’accompagnement pour les porteurs de projets (citoyens, associations, entrepreneurs, collectivités) pour les conseiller et les aider dans le montage des dossiers, en lien avec les services instructeurs.

Ce sont aussi des lieux privilégiés de la représentation et de l’animation territoriale avec 2 types de liens : le lien civique et social, faisant des Maisons de Ma Région les ambassades de l’action régionale, et le lien aux territoires et leurs élus en développant une approche intégrée de l’action régionale, conjuguant les stratégies locales de développement avec nos orientations et renforçant les cohérences entre les politiques publiques régionales, les politiques contractuelles et sectorielles.

L’équipe de la Maison de Ma Région de Perpignan est composée de 4 agents de la DGD Territoires, Jeunesse et Qualité de vie, la Directrice et 3 agents, de 29 agents du service des mobilités (DMP), 3 agents du service territorial de la Direction des Entreprises, de l’Emploi et des Partenariats Economiques (DEEP), de 5 agents l’unité FEADER de la Direction Economie locale, Tourisme, agriculture et agroalimentaire (DELTAA), n chargé de mission de la DMID, un agent Natura 2000 de la DITEE et de 2 chargés de mission de l’agence Ad’Occ.

DEFINITION DU POSTE

Sous l’autorité de la Directrice de la Maison de Ma Région à Perpignan et en partage de compétences avec l’équipe, vous assurerez les missions de chargé-e de l’accueil et du secrétariat.
Le poste est polyvalent, basé à Perpignan. Il recouvre différents emplois :

1. Les agent.e.s d’accueil protocolaire accueillent, orientent et renseignent le public. Ils (elles) représentent particulièrement l’image de la collectivité auprès des usagers.
2. Les assistant.e.s recueillent et traitent les informations nécessaires au fonctionnement de la direction. Ils apportent une aide permanente aux directeurs généraux, directeurs ou aux élus en termes d’organisation personnelle. Ils assurent notamment des missions générales de secrétariat et de traitement et de suivi de dossiers stratégiques et sensibles.

Profil :

MISSIONS / ACTIVITES

Missions principales
Accueil et accompagnement des usagers (particuliers, associations, entreprises, agriculteurs, collectivités et organismes publics) :
• Réaliser l’accueil physique, téléphonique et digital des usagers dans les horaires d’ouverture de la Maison de la Région ;
• Informer, orienter et conseiller l’usager dans ses démarches ;
• Accompagner l’usager dans la formalisation de sa demande et la constitution de son dossier ;
• Recueillir les informations nécessaires au traitement de la demande ;
• Suivre le traitement de la demande en interne ;
• Accueil des permanences / des Rendez-Vous / des Ateliers – Préparation des salles etc.
• Tenir les statistiques de l’accueil, et les tableaux de bord de suivi (accueil, rdv, invitations…)
• Participer aux opérations de proximité hors les murs (Salons, permanences ponctuelles de terrain etc.)

Secrétariat :
• Saisir et mettre en forme des documents (courriers, comptes rendus, bordereaux…) dans le respect de la charge graphique de la collectivité
• Suivre et gérer le courrier (Logiciel courrier, enregistrement, mise sous pli, affranchissement)
• Gérer l’agenda commun, organiser des réunions (invitation, convocation, …)
• Suivre et gérer les plannings, notamment celui des salles de réunion/visio, manifestations…
• Suivre les commandes des fournitures de bureau, matériels et consommables divers
• Suivre les demandes techniques de maintenance ou assistance diverses (avec DSI, DAI DUPL, DCIC…)
• Assurer le lien avec le propriétaire ou le syndic de copropriété du bâtiment, et avec les services prestataires (ménages, maintenance, …)
• Réaliser une revue de presse quotidienne (sélection des articles et mise en page), et remettre en forme les communiqués

Missions secondaires :
Toute autre activité susceptible d’aider au bon fonctionnement de la MDR de PERPIGNAN, notamment la valorisation et les évènements :
•Assurer la gestion de l’évènementiel in situ ou hors les murs en lien avec la Directrice de la Maison de la Région (et l’équipe TJQV) ;
•Tenue de l’aspect protocolaire des évènements ; et assurer la mise en place des vernissages et manifestations diverses ;
•Réaliser l’affichage publicitaire sur site ;
•Animer les outils de communication en lien avec la Directrice et les autres collaborateurs de l’équipe, et notamment les revues de presse (sélection des articles et mise en page), communiqués et conférences de presse ;
•Participer à la mise à jour des bases de données de contacts presse et de contacts internes et externes (fichiers protocolaires)

COMPETENCES

Connaissances :
•Connaissance du fonctionnement et des dispositifs de la collectivité régionale et des institutions publiques partenaires ;
•Méthodes d’information et de communication institutionnelle et grand public
• Méthodes de collecte et traitement de l’information
•Techniques de recherche documentaire
•Techniques d’élaboration de tableaux de bord et de suivi de gestion
•Maîtrise des outils bureautiques, gestion de tableaux de bord et d’outils de suivi de l’activité, gestion de plannings etc. ;
•Maîtrise basique de la communication institutionnelle (Utilisation d’Internet et d’Intranet, des réseaux sociaux, rédaction de Communiqués de presse, etc.)

Savoir-Faire
•Aptitude à formaliser des données ou des processus,
•Rigueur et sens de l’organisation

Savoir-Etre
•Qualités relationnelles et adaptabilité face à un public varié (collectivités, professionnels, associations, particuliers…), disponibilité, bienveillance et respect de la confidentialité
•Sens du travail en collectif et autonomie

Certificats et habilitations
•Permis B

SPECIFICITES DU POSTE
•Déplacements externes possibles
•Possibilité de contraintes horaires en dehors des horaires d’ouverture.
•Manifestations possibles en week-end
•Base en anglais ou espagnol

Modalité de recrutement :

CDD jusqu'au 31/05/25 - possiblement renouvelable