Gestionnaire administratif et financier h/f (f/h)

Environnement et contexte de travail

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’Ecole Nationale Supérieure de Chimie de Paris est un établissement-composante de l’Université de Paris Sciences et Lettres.

L’établissement est un EPSCP placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l’Innovation qui a pour missions la formation et la recherche. L’établissement héberge 3 laboratoires / équipes de recherche en co-tutelle avec le CNRS dont deux sur le site parisien et environ 350 agents.

Missions

Activités principales

Assurer la gestion financière et administrative au sein de l’UMR i-CLeHS (87,5%), et de l’UAR Lab-BC (12,5%). Le ou la gestionnaire exercera son activité au sein d’une équipe de gestion administrative (2 personnes) et financière et travaillera en collaboration avec la responsable du pôle administratif de l’UMR et la directrice de l’UAR.

1. Gestion administrative

- Communiquer les demandes de créations de badges d’accès à l’Ecole ;

- Gérer les conventions de stages de l’UMR et de l’UAR et attribuer les gratifications correspondantes ;

- Saisir et mettre à jour les bases de données RH du laboratoire et des tutelles (RESEDA) ;

- Assurer les formalités administratives et financières des CDD ;

- Alimenter les bases de données ;

- Répondre aux requêtes administratives des tutelles ;

- S’informer et suivre l’évolution de la réglementation.

2. Gestion financière

- Procéder aux opérations d’engagement, constatation du service fait, suivi du règlement ;

- Suivre les différentes enveloppes financières par type de dépenses ou d’opérations ;

- Organiser des missions : réservation des voyages et hébergements via les plateformes ;

- Suivre et saisir les transactions de la carte achat CNRS de l’UMR et de l’UAR ;

- Etablir les ordres de missions, collecter les justificatifs de dépenses et traiter les états de frais ;

- Contrôler et suivre les dépenses selon les prévisions ;

- Suivre l’inventaire des immobilisations, étiqueter les bien inventoriés ;

- Enregistrer les données budgétaires et numériser les documents ;

- Assurer le suivi de l’installation des crédits des conventions et effectuer les comptes-rendus financiers, avec l’appui de la direction des affaires financières

- S’assurer des bonnes procédures de mise en concurrence (selon les seuils).

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Savoir

3. Avoir des connaissances en gestion financière publique ;

4. Avoir des notions en gestion RH de proximité ;

5. Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et de communication courante ;

6. Une connaissance de outils GESLAB et/ou SIFAC serait un plus ;

7. Une connaissance de l’environnement d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche serait un plus.

Savoir-faire

8. Contrôler la légalité des opérations de gestion en s'appuyant sur les textes réglementaires ;

9. Savoir hiérarchiser et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances ;

10. Savoir rendre des comptes ;

11. Conception et suivi de tableaux de bord et procédures.

Savoir-être

12. Avoir un bon relationnel et une aptitude à communiquer avec l’ensemble des interlocuteurs ;

13. Avoir le sens du travail en équipe ;

14. Faire preuve de rigueur et de fiabilité ;

15. Avoir une aisance rédactionnelle ;

16. Savoir respecter les règles de discrétion et de confidentialité ;

17. Avoir l’esprit d’initiative et capacité d’adaptation.

Diplôme et expérience professionnelle

Bac, Bac+1/Bac+2