Assistant(e) administratif(ve) et comptable (h/f)

Organisme de formation et de conseil recrute pour son bureau de SAINTES un(e) assistante administrative / Assistant administratif.
En relation avec toute l'équipe, vous veillez à réaliser le traitement administratif des prestations (accompagnement/formation)
- Accueil téléphonique (clientèle, partenaires) : prise de RDV sur les agendas des conseillers, réponses directes aux questions, aiguillage des appels
- Accueil physique des porteurs de projet
- Rangement et organisation de l'accueil
- Travail général de secrétariat :
o Traitement du courrier (entrant/sortant, poster le courrier.)
o Traitement des emails
o Classement et archivage numérique des dossiers
o Maintenance générale (local, outils informatique, copieurs.)
o Inventaire des outils informatique
o Frappe de documents divers
- Gestion des agendas des collaborateurs
- Gestion des prestations : Préparation des dossiers clients pour les RDV des chargés d'affaires, contrôle du contenu des dossiers clients et vérification que toutes les pièces administratives sont présentes (quotidiennement), mise à jour de nos tableaux de suivi
- Réalise l'administration et le suivi des formations
o suivi des procédures d'inscription EDOF/CPF,
o tenu des tableaux d'inscription à nos actions de formations,
o réalisation des plannings personnalisés, relance des inscrits, coordination des salles et des dossiers de formations,
o suivi des stagiaires (signatures feuilles d'émargement, attestations d'assiduité, attestations de fin de stage, dossiers complets.),
- Facturation des prestations et des formations, suivi des créances et relance mensuelle
- Travail avec le service comptable (préparation et transmission des pièces comptables)
- Rend compte et travaille en directe avec la direction

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.