Secrétariat

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Secrétariat de la Direction des Services Techniques, Missions / conditions d'exercice Vos missions seront les suivantes :
- L’accueil physique, le traitement et l’orientation des demandes faites aux services par les citoyens, élus, autres services, etc.
- Le traitement des appels et messages téléphoniques,
- La réception, l’enregistrement, le tri, la gestion des courriers (papier, mails, transfert interne par logiciel spécifique, etc.) de la direction incluant l’élaboration des réponses ou projets de réponse, redirection pour action, etc.,
- Le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques au sein de la direction et à l’extérieur,
- La mise en forme de documents, notes, courriers, comptes-rendus, décisions, procès-verbaux,
- La rédaction des arrêtés liés au service,
- Élaboration et suivi des tableaux de bord, outils de planification, rapport d’activités et de suivi de la direction,
- L’élaboration des projets de présentations powerpoint, de rapport en concertation avec le directeur,
- L’organisation des rendez-vous et des réunions incluant la réservation des salles,
- La préparation et suivi de dossiers (subventions, concessionnaires, etc.) à la demande du directeur,
- Le suivi et la gestion des indicateurs de gestion du service (suivi des courriers, des actions réalisées par les services techniques),
- Le classement et l’archivage des documents,
- La reproduction des documents,
- La gestion des fournitures du service et matériels de bureau,
- Le suivi et la gestion des déclarations de travaux (dt/dict),
- Le suivi et la gestion des congés des agents du service,
- La commande des fournitures pour les travaux réalisés en régie,
- Collaborer avec les partenaires institutionnels (état/région/communauté de communes...),
- Suivi et gestion des dossiers en lieu avec l’exploitation des plages situées sur le territoire communal,
- Suivi et gestion des différents contrats ( assurances, entretiens divers...). Profils recherchés Compétences :
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie professionnelle, logiciel comptabilité etc.),
Capacité à gérer un standard téléphonique et à assurer un accueil physique efficace,
Organisation et suivi des commandes, factures et contrats de maintenance,
Notions d'organisation et de gestion du temps de travail,


Qualités :
Sens du service public et de l’accueil.
Rigueur et organisation.
Capacité d’adaptation et polyvalence.
Discrétion et sens de la confidentialité.
Aisance relationnelle avec les administrés, les entreprises et les partenaires.