Gestionnaire administratif - tive des instances - faculté psysef

À propos de nous

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.

Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.

Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.

Mission

1. Organisation et suivi des instances : Conseil de faculté (plénier et restreint), Commission formation et Commission recherche, éventuellement Conseils des Départements
2. Organisation et préparation des élections des instances de la faculté
3. Contribution à l’élaboration du calendrier prévisionnel et des ordres du jour
4. Préparation matérielle des instances ; contrôle de la qualité formelle des documents à soumettre aux conseils
5. Rédaction des procès-verbaux et relevés de décisions ; diffusion, publication et transmission, classement, archivage
6. Gestion et suivi de l'instruction des conventions de formation (nationales et internationales) : circuit de signature, conservation/archivage
7. Réalisation d'actes administratifs et de gestion courante
8. Travail en étroite collaboration avec la Doyenne, le Directeur des Services d'Appui et l'équipe décanale composée des vice-doyens et vice-doyennes
9. Participation à la coordination de la vie institutionnelle de la Faculté (conseils de faculté et commissions)
Activités principales et associées

1. Organiser les réunions des instances délibérantes
2. Planifier les conseils en cohérence avec les procédures
3. Diffuser l'ordre du jour, convoquer les élus et préparer les listes d'émargement, en assurer le suivi
4. Assurer la logistique associée à la réunion
5. Contribuer à l'organisation des opérations électorales
6. Préparer les dossiers des instances délibérantes
7. Suivre l'instruction des dossiers à l'ordre du jour, les réceptionner et les gérer
8. Établir les relevés de décisions, compte-rendus, les procès-verbaux ou extraits de procès-verbaux, les délibérations
9. Saisir et mettre à jour des bases de données, administrer des tableaux de bord
10. Participer à la rédaction et à la mise en œuvre de procédures
11. Mettre à jour les mailings des listes institutionnelles
Profil

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel

1. Bonne connaissance de l'environnement universitaire et en particulier de ses instances (conseils de faculté, etc.)
2. Culture numérique développée
3. Qualités rédactionnelles
4. Notions de droit administratif général
5. Maitrise de l'Anglais impératif
Savoir faire opérationnels

1. Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, en vérifier la conformité
2. Mettre en œuvre les procédures de gestion
3. Gérer les aspects logistiques
4. Organiser et alimenter des bases de données et établir des statistiques
5. Sélectionner, diffuser et archiver
6. Savoir rendre compte
7. Utiliser les outils numériques : traitement de texte, tableur, publipostage, agenda électronique, GED...
8. Appliquer des textes réglementaires
9. Planifier des activités et des échéances
10. Rédiger et mettre en forme des documents à portée juridique
Savoir faire comportementaux

1. Rigueur, fiabilité
2. Sens de l’organisation, autonomie
3. Diplomatie, pédagogie
4. Disponibilité
5. Discrétion
Référence de l'offre : eb0owlsyp8 #J-18808-Ljbffr