Secrétaire médical h/f

MétierSecrétariat médical - Assistanat médical
Intitulé du posteSecrétaire médical F/H
Type de contratTitulaire ou CDD
TélétravailOui
Présentation du service
Service composé en plusieurs secteurs d'activité avec 3 Assistantes médico-administratives (AMA), (missions spécifiques et missions partagées) :
- Unité d'hospitalisation HC de 16 à 21 lits budgétés.
- Hôpital de jour 3jours par semaine (210 séances/an)
- Consultation de Pédiatrie générale et Aval des Urgences
- Equipe opérationnelle d'infectiologie et Centre de Référence des Infections Ostéo-Articulaires complexes (CRIOAc)
- Centre de Référence de la Drépanocytose avec une Unité de Gestion spécifique
- Consultation de Cardiologie
- Consultation de Dermatologie
- Consultation de Psychologie

Liaison Hiérarchique :
- Encadrante des secrétariats médicaux (n+1)
- Cadre administrative de DMU (n+2)

Liaison Fonctionnelle :
- Responsable de l'Unité Fonctionnelle : Pr Mathie LORROT
- Pr Emmanuel Grimprel
- Cadre de Santé : Audrey SUSSEST
- Cadre de consultation : Mélanie MALAUD
- Médecins attachés, IDE
- Assistantes médico-administratives

Vos missions
Missions générales :
- Assurer la gestion, l'organisation et le bon fonctionnement du secrétariat médical

Secrétariat de Chefferie de service :
- Accueil patients et gestion de la Consultation de Chefferie, des demandes d'avis médicaux
- Gestion de l'agenda de Chefferie
- Gestion ORBIS des plannings de toutes les Consultations
- Gestion de la messagerie, des appels téléphoniques,
- Traiter le courrier administratif et le courrier patient
- Assurer la gestion administrative des internes, externes en lien avec le bureau du PM, (préparer l'accueil des nouveaux internes/externes.)
- Gestion de la liste de gardes sur « Chronos »,
- Répondre aux demandes de poste et de stage

Gestion de l'activité administrative du service de Pédiatrie :
- Coordination des hospitalisations programmées en HC sur demandes des médecins du service
- Traiter le courrier, répondre aux demandes des familles et de l'équipe médicale (courrier, contact avec les familles)
- Archivage des dossiers et de documents divers de patients (tous les dossiers PG sont contrôlés avant archivage),
- Scanne de documents dans Orbis,
- Gestion des consultations de Pédiatrie générale et demandes de Cs par mail et par téléphone,
- Commande de matériels pour la Cs (fournitures diverses)

Gestion du secrétariat de l'équipe d'Infectiologie et du Centre de Référence des Infections Ostéo-articulaires Complexes :
- Accueil des patients de Consultation (Cs)
- Gestion des appels téléphoniques (prise de RDV de Cs, demande d'avis)
- Importation des RCP dans Orbis et envoi des CR
- Gestion et archivage des dossiers médicaux et documents administratifs divers (contrôler les DM avant archivage),
- Transmission des imageries externes au service de radiologie pour mise PACS
- Scanne de documents sur ORBIS
- Gestion administratives diverses
- Commandes de matériels pour la Cs (fournitures, divers)

Continuité de service/gestion du secrétariat lors de l'absence des collègues AMA :
- Gestion boite mail générique
- Ligne téléphonique
- Programmation de RDV
- Répondre aux demandes urgentes

Profil recherché
- Bac F8 (Sciences Médico-Sociales)
- Diplôme secrétariat médico-social
- Titulaire de la Fonction Publique, attestation de concours.
- Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat médical (technique d'accueil et de communication)

Qualités professionnelles requises :
- Bonne connaissance de l'organisation interne et des différentes activités
- Connaissance des missions de chacun et comprendre les interactions
- Accompagner une personne dans son parcours de soins (accueil, information, continuité du service public)
- Créer et développer une relation de confiance et d'aide avec le patient et son entourage tout au long de son parcours de soins
- Travailler en équipe et en réseau
- Maîtrise des outils informatiques institutionnels
- Maîtrise de l'orthographe
- Améliorer l'efficacité et la fluidité de l'activité, être force d'initiative

Capacités requises à :
- Actualiser ses connaissances
- S'organiser et à organiser
- Hiérarchiser les activités du secrétariat

Horaires de travail7h30 / jour
Vos avantages à l'AP-HPRemboursement de transport Aide au logement Supplément familial de traitement Avantages sociaux (crèche; chèque emploi-service) Offre sociale et loisirs par l'AGOSPAP HOPTISOINS : une plateforme interne qui propose des réductions et des avantages pour faciliter et améliorer le quotidien de tous les agents.

Description de l'hôpitalSitué à Paris (12è arrondissement), l'hôpital Armand-Trousseau est l'hôpital pédiatrique et périnatal de référence de l'Est parisien. Il comprend une maternité de niveau 3 et dispose de services de pédiatrie générale et spécialisée, de cancérologie et d'hématologie ou encore de services liés au handicap neurosensoriel.
Service d'affectationPédiatrie Générale
Référence de l'offre2