Gestionnaire moyens généraux

Le Gestionnaire Moyens Généraux coordonne et supervise le fonctionnement logistique de la structure.

Il assure les fonctions de gestion des moyens généraux et participe ainsi à la gestion transversale des ressources notamment concernant les suivis généraux et collectifs et/ou concernant les aspects matériels.

Gestion logistique liée au bâtiment :
- Suit les prestataires en charge de l’entretien des locaux et le respect des engagements contractuels associés
- Gère les stocks et les commandes des fournitures d’entretien
- Assure la gestion et le suivi de toute intervention concernant les locaux : entretien, travaux en lien avec les entrepreneurs et le bailleur, tenue du registre d’interventions
- Participe aux réunions organisées par le bailleur
- Garantit le suivi de l’organisation des exercices de sécurité
- Participe à la mise en œuvre du plan d’actions acté dans le DUERP en lien avec les RH et les agents en charge de la prévention
- Concoure à la gestion des archives physiques

Gestion logistique liée aux équipements :
- Gère les stocks et les commandes du matériel de bureau, fournitures et de tout équipement commun
- Gère les approvisionnements alimentaires (café, sucre, eau bouteille ou bonbonnes…)
- Participe à la gestion, aux réservations et au suivi des salles de réunion et des matériels communs (ordinateurs pool, vidéoprojecteurs, matériel de communication, codes WIFI etc.)
- Œuvre à la dématérialisation des différents suivis

Gestion logistique liée à la flotte automobile :
- Assure le suivi des kilométrages des véhicules (respects des engagements contractuels et des différents entretiens)
- Coordonne l’entretien de la flotte automobile (prise de rendez-vous ou vérification des actions menées, classement des relevés d’intervention…)
- Suivi des contrats de fourniture de carburants, de paiements des parkings et télépéages

Missions transversales :
- Saisit les demandes d’achat et valide les factures associées
- Etablit et met à jour un bilan carbone de la structure
- Concoure à la mise en place d’indicateurs de suivi et de tableaux de bord
- Participe au classement et à l’archivage

Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement de l’Etat, des administrations et institutions
- Connaissance de la règlementation en matière de Commande Publique
- Connaissances basiques en matière de suivi de la flotte automobile

Savoir-être :
- Rigueur
- Bonne écoute
- Qualités relationnelles
- Curiosité
- Esprit d’analyse

Compétences requises :
- Sens du service public, dynamisme et grande réactivité
- Capacité à travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Parfaite maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise des logiciels métiers
- Management de projet
- Capacités de négociation
- Capacité d’analyse
- Capacité de communiquer avec une certaine pédagogie
- Bonne maîtrise rédactionnelle
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Capacités d'organisation et autonomie