Responsable administratif polyvalent (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Emploi contractuel de cat. C
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Dans une collectivité de taille moyenne, il ou elle est en charge de l'ensemble des dossiers administratifs de la collectivité selon les directives des élus.
Apporte une aide permanente au chef de l'exécutif et au directeur général des services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Missions / conditions d'exercice Assistante de direction
- Organiser des agendas partagés des élus et du DGS.
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages.
- Etablir une relation de confiance avec la DGS et les élus.
- Traiter différentes demandes à relayer dans les services ou auprès des autres élus.
- Centraliser et diffuser l’information en interne. Organisation de réunions et missions de
secrétariat
- Préparer les supports de réunion.
- Mettre en place et suivre les réunions, rédaction des convocations et des ordres du jour et mise en forme et diffusion des comptes rendus
- Rédiger différents actes administratifs et suivi règlementaire.
- Rédiger des courriers simples et mettre en forme des courriers du Maire et du DGS.
- Organiser, classer et archiver les documents de la Direction générale notamment les dossiers d’urbanisme sur l’application métier dédiée ( formation interne prévue)
Missions ponctuelles :
- Participer aux activités indispensables de la Mairie pendant les périodes d’absence des collègues.
Compétences :
Théoriques/pratiques
Procédures administratives et de contrôle des actes.
Logiciels (Excel, Word, Outlook, Teems…).
Environnement territorial. Profils recherchés Savoirs faire :
Sens du service public
Analyse et synthèse des informations.
Capacité rédactionnelle.
Capacité d’adaptation
Savoir alerter et rendre compte.
Savoir prioriser les tâches et respecter des délais
Savoir établir une relation de confiance
Savoir organiser les agendas en fonction des priorités
Comprendre l’enjeu politique et fonctionnel du post

Savoirs être :
Courtoisie, diplomatie et patience
Capacité d’écoute
Discrétion
Dynamisme, réactivité,
Organisation, méthode, rigueur
Disponibilité
Autonomie.