Coordination de la direction générale

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous l'autorité de la Responsable des Affaires Juridiques, des Marchés Publics et de l’Assemblée Délibérante, et dans un contexte de gestion optimisée des services de la Direction Générale, le Coordinateur / la Coordinatrice de la Direction Générale pilote, structure et met en œuvre les actions nécessaires au bon fonctionnement administratif et logistique de la direction. Il/elle contribue activement à l’organisation et au suivi des missions transversales en lien avec les différents services de la Collectivité.
Le Coordinateur / la Coordinatrice vient également en soutien au service communication sous la responsabilité de la Directrice de la Communication. Missions / conditions d'exercice Missions principales :
•Collaboratrice occasionnelle du DGS sur des dossiers spécifiques
•Mission de secrétariat
•Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers et des interlocuteurs de la direction (élus, partenaires, représentants institutionnels)
•Assurer l’organisation logistique des réunions (hors assemblées) : gestion des invitations, coordonne l’organisation matérielle
•Gestion du courrier entrant et sortant, y compris suivi du traitement des courriers par les services
•Aide à l’optimisation du service accueil
•Assurer l’organisation logistique des fêtes du personnel (Noël)
•Gérer les approvisionnements pour les bâtiments communautaires : fournitures administratives, équipements et mobiliers, denrées alimentaires – gestion des stocks
•Gérer les commandes et les contrats avec les fournisseurs
•Suivi du budget de la direction générale
•Tenir à jour les différentes bases de données (annuaires de la Collectivité)


Missions ponctuelles et/ ou spécifiques :
•Remplacement occasionnel des agents du service accueil
•Rédaction diverse : courriers, comptes rendus de réunion, rapports spécifiques
•Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre
•Filtrer et réorienter les différentes demandes
•Archivage
•Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
•Organiser le traitement et la diffusion des informations interne / externe
•Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage

Assistante communication

•Appui à l’organisation logistique d’évènements divers
•Sourcing et mise en concurrence pour les achats du service Communication
•Assistance dans la gestion administrative du budget communication : élaboration des fiches achats et bons de commande, suivi prestataires
•Appui dans l’organisation des actions et conception de supports de communication protocolaire Profils recherchés Exigences du poste :

•Travail en bureau
•Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Qualités nécessaires :

•Respect des consignes
•Sens du service public
•Sens de l’écoute et de l’observation
•Rigueur
•Dynamisme et réactivité
•Agir avec courtoisie et politesse

Autonomie et responsabilité :

•Autonomie dans l’organisation du travail : les activités sont définies et organisées en fonction des de la procédure validée avec le supérieur hiérarchique
•Pas de rôle d’encadrement