Assistant/assistante de formation (h/f)

TACHES ADMINISTRATIVES ET LOGISTIQUES DE L'ACTIVITE FORMATION
- Gérer les dossiers administratifs des stagiaires en formation (inscriptions, conventions de formation, feuilles émargement, facturation, attestations de présence et formation, relances, dossiers demandeurs d'emploi.)
- Assurer le suivi et la gestion des formations DynaMOE (préparer les dossiers stagiaires, le fichier d'importation Moodle, la programmation des salles virtuelles.)
- Assurer la logistique des formations en présentiel et à distance (location salles, accueil café, feuille d'émargement, ouvertures/fermetures du distanciel, programmation des salles virtuelles.)
- Assurer l'assistance technique des formations à distance

COMMUNICATION
- Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Renseigner et conseiller les adhérents et futurs adhérents sur les modalités de prise en charge des formations
- Tenir à jour les fichiers prospects, envoyer des mailings ciblés
- Participer aux assemblées générales se déroulant en présentiel
- Participer aux activités de représentation d'Îlot formation lors des Rendez-vous de l'architecture, notamment et autres salons professionnels

TACHES COMPTABLES
- Réaliser le suivi de la facturation
- Relancer les impayés
- Réaliser le suivi des encaissements à 3 mois
- Assurer l'enregistrement des chèques et des virements et l'envoi des factures acquittées
- Contrôler les chèques avant de les encaisser
- Procéder à l'encaissement des chèques

TACHES SECONDAIRES
- Tenir à jour les dossiers stagiaires (classement et archivage)
- Gérer les stocks de fourniture administrative et de l'accueil café (réaliser les commandes et les achats)

Experience: 6 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planifier des rendez-vous,Classer des documents,Utiliser les outils numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données,Etre autonome et avoir une aisance relationnelle,Dynamique et réactif,Comprendre un texte complexe, y compris technique ,Polyvalent dans l’exécution des tâches confiées ,S'exprimer spontanément et couramment avec aisance

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.