L'assistant-e de direction assiste la Secrétaire Générale, prend en charge l'ensemble des tâches administratives et de gestion courante sous la responsable de la Secrétaire Générale. L'assistant-e gère l'agenda, les prises de rendez-vous, la mise en place des réunions et assure le suivi des dossiers administratifs et comptables de la Fédération. L'assistant-e élabore les divers procès-verbaux statutaires et comptes rendus, gère les moyens généraux des locaux et assure l'accueil physique et téléphonique.
Appui à la Direction (Président, Secrétaire Générale, Présidents de spécialités) / Administration de la Fédération et des syndicats
- Prises de rendez-vous et gestion de l'agenda
- Traitement du courrier électronique et postal
- Organisation des déplacements
- Gestion des bases de données (CRM)
- Préparation des réunions
- Aide à la préparation des Négociation Annuelle Obligatoire
- Gestion des affichages obligatoires / rédaction du Document Unique
- Réception physique et téléphonique des dirigeants d'entreprises adhérentes, partenaires et institutionnels
- Prise de messages
- Traitement des commandes papèterie, traiteur, hôtel, déplacements.
- Gestion des salles et de l'entretien des locaux
Gestion statuaire
- Convocation des entreprises / adhérents
- Élaboration des dossiers, diaporamas
- Préparation des salles
- Rédaction des comptes-rendus
- Suivi de la base de données des mandats
- Modifications des statuts
- Réalisation des démarches administratives
Comptabilité
- Lien avec l'expertise comptable et le CAC
- Lien avec les établissements bancaires
- Mise en paiement des remboursements de frais
- Préparation des bulletins de salaire
- Elaboration des virements et/ou établissement des chèques
- Traitement et paiement des achats
- Suivi de la comptabilité et élaboration du bilan comptable en lien avec l'expertise
- Préparation des budgets prévisionnels et reporting FNTP
- Demande et suivi des budgets de fonctionnement et actions
- Suivi et gestion des congés, RTT et jours de repos
- Suivi des tickets restaurant
Travail le matin, du lundi au vendredi.
Experience: 3 An(s) - Expérimenté et autonome
Compétences: Comptabilité générale,Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Réaliser des opérations comptables,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Bonne communication orale et écrite,Capacité rendre compte,Capacité d'adaptation,Gestion administrative et secrétariat,Maîtrise du pack office et outils de messagerie
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
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