Assistant secretaire – accueil - atlantis (f-h)

Descriptif et missions

ASSISTANT SECRETAIRE – ACCUEIL - ATLANTIS (F-H) Ce poste est à pourvoir à Massy.
ASSISTANT SECRETAIRE – ACCUEIL - ATLANTIS (F-H)
MISSIONS

Sous la responsabilité du Directeur de l’espace de proximité Massy Atlantis, vous serez chargé.e du secrétariat et de l’accueil de la structure Massy Atlantis. Vous aurez pour principales missions :

Accueil :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’Espace,
- Informer et orienter le public,
- Aider aux démarches administratives simples,
- Assurer l’accueil et la gestion des permanences et des associations,
- Gérer et organiser les panneaux d’information,
- Réaliser les inscriptions des mercredis et vacances scolaires,
- Gérer la prise des rendez-vous,
- Pointer la présence des usagers – les fréquentations.

Secrétariat :
- Assurer la prise de notes et comptes rendus,
- Gérer le classement courant, archivage, centralisation d’outils et procédures communs,
- Vérifier et suivre les bons de commande et devis établis par le directeur, ou animateurs.

Assurer la relation avec les prestataires,
- Suivre les travaux, les demandes informatiques en lien avec l’Assistante logistique,
- Suivre les dossiers des vacataires et envoyer le tableau d’heures en fin de mois au service,
- Garantir le suivi des associations intervenant sur l’Espace,
- Gérer les fournitures administratives de l’Espace,
- Elaborer les plannings d’activités.

Missions complémentaires :
- Etre l’interface privilégié avec l’assistante administrative et l’assistante financière du service,
- Etre la référente du planning d’activités des congés scolaires en relation avec la référente communication,
- Participer ponctuellement à certains évènements en soirée et le week end.

Ce profil pourra être complété, le cas échéant, par un ou plusieurs amendements précisant les activités et interventions liées à l’évolution de la fonction.

CONDITIONS DE TRAVAIL & RÉMUNÉRATION :

- Rémunération selon grilles statutaires + régime indemnitaire,
- 13e mois et prime d’engagement et d’assiduité,
- Restauration collective,
- Qualité de vie au travail (ateliers bien-être : massages assis, ostéopathie, réfléxologie plantaire, sophrologie, hypnose, relaxologie, activités sportives…)
- Action sociale : COS (Comité d’œuvre Sociale), CNAS,
- Remboursement des frais de transport à hauteur de 75%,
- Indemnité mobilité douce,
- Mutuelle avec participation employeur.

Horaires :
- Poste à temps complet (36h40 hebdomadaires)
- Travail ponctuel en soirée et le week-end
- Pas de possibilité de télétravail

Profil recherché

ASSISTANT SECRETAIRE – ACCUEIL - ATLANTIS (F-H) COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES :

- Diplôme de niveau V dans le secrétariat ou équivalent,
- 2 années d’expérience minimum dans le domaine du Secrétariat,
- Rigueur administrative et connaissance du cadre administratif territorial,
- Discrétion,
- Esprit de synthèse et capacité d’organisation confirmée,
- Capacité à prioriser les urgences dans le traitement des différents dossiers,
- Capacité à rendre compte,
- Polyvalence et réactivité,
- Bonne maitrise de l’outil informatique : Word, Excel, Outlook, Publisher.

- Poste Handi accessible
EC9754

Avantages collectifs au travail

ASSISTANT SECRETAIRE – ACCUEIL - ATLANTIS (F-H)
1. Démarche de conseil/protection des agents
2. Restauration collective/titres restaurant
3. Compte-Epargne Temps
4. Chèques vacances/loisirs
5. Prise en charge Mutuelle
6. Avancement de carrière/promotion
7. Prise en charge frais déplacement formation
8. Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
9. Abonnement CNAS ou FNAS
10. Abonnement COS ou CAS
11. ARTT
12. Bilan de compétence/carrière
13. Aides à la rentrée scolaire