Secrétaire médical / secrétaire médicale

Atlas Vision souhaite offrir les meilleures prestations à ses patients en amont et au-delà du traitement médico-chirurgical en intégrant une équipe pluridisciplinaire qui assure la fluidité du parcours patient. La récente expansion de notre activité avec l'ouverture d'un second cabinet à Carpentras nécessite de renforcer notre équipe pour répondre à l'augmentation du flux de patients.
Vous serez amené(e) à travailler au centre de l'isle sur la sorgue ou Carpentras sur une amplitude horaire de 7h45 à 19h, 4 jours par semaine

Le/la secrétaire médicale est le pivot de la relation entre le médecin, les paramédicaux, le patient et les interlocuteurs externes (cliniques, laboratoires, pharmacie.). Constamment tourné(e) vers le service, il/elle doit faire preuve d'initiative, de discrétion et de communication. Il/elle joue un rôle important dans l'image du cabinet médical puisqu'il/elle est le premier interlocuteur du patient et des prestataires. Il/elle est garant du suivi administratif et financier relatif à la prise en charge du patient.

1/ Ouverture et Fermeture du Cabinet
Préparation des salles et des équipements
Vérification et réassort des fournitures
Gestion des clés

2/ Accueil physique et téléphonique des patients et visiteurs
Gestion des situations difficiles et maintien d'une bonne image du cabinet
Traite la demande, demande les informations nécessaires à la bonne gestion administrative du dossier patient (identitovigilance, sécurité sociale, mutuelle, CMU, ALD.) informe et explique, maitrise le temps avec chaque patient en fonction de l'activité, rassurer et s'assure de la compréhension du message

3/ Prise de RDV : Vérifie la cohérence des agendas médicaux à J-15 puis J-7 et adapte les rdvs si besoin (règles de régulation d'agenda en annexe). Donne le rdv de façon adaptée selon le motif de la consultation et anticipe les rdvs de suivi

4/ Gestion administrative du dossier patient
- Constitution et maintien à jour du dossier du patient.
- Réalisation des formalités administratives.
- Suivi, classement et archivage des dossiers. Classement des ordonnances, feuille de traçabilité chirurgie. Scan des comptes rendus opératoires (bloc, IVT, calcul d implant) dans les 48h.

5/ Préparation de la consultation (J-1)
- Consultation : impression et vérification ultime des agendas, préparation des dossiers patients (bloc IVT). Préparation des comptes rendus types.

6/ Secrétariat
- Frappe des courriers médicaux : rédaction et transmission des courriers.
- Relation avec les correspondants : téléphonique et/ou par courrier.
- Réception et classement du courrier : réceptionne les courriers, classe et transmet selon les destinataires.

7/Appel des patients opérés la veille ou le vendredi : Vérification auprès du patient du bon déroulé des premières 24h post opératoire. Rappel des consignes post opératoires. Identifie si besoin d'adapter le délai de consultation post opératoire. Oriente le patient vers le médecin en urgence si nécessaire

8/ Tâches annexes
- Aide à l'habillage et au déshabillage des patients ( Pendant les vacations d'IVT, peut être amené à assurer l'aide à l'habillage, installation et déshabillage du patient)
- Réassort des consommables
- Bio nettoyage du bloc IVT

Nous recherchons une personne dynamique, ayant un excellent sens de la communication et capable de gérer plusieurs tâches simultanément. La discrétion, l'initiative, et une bonne maîtrise des outils informatiques sont des qualités essentielles.