Description
Missions générales
Accueillir, orienter et renseigner les patients
Planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations etc…)
Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient
Activités principales
- Roulement hebdomadaire, 3 postes : consultation, hospitalisation et saisie
Consultation :
- Accueil physique et téléphonique des patients et des familles
- Prise en charge des rendez-vous physiques, téléphoniques et demandes en ligne, des reports de consultation, des indisponibilités médicales
- Prise en charge des différentes demandes reçues par mail
- Enregistrement des admissions des patients en consultations libérales sur logiciel métier
- Préparation et envoi des dossiers médicaux vers le BCA (versement, réintégration…)
- Préparation des consultations du jour
- Gestion des convocations des consultations post-opératoires
- Réception et distribution du courrier
- Numérisation des courriers, examens médicaux en vue de consultation et lors des consultations
- Gestion des fiches d’information sur les différentes chirurgies pratiquées dans le service
Hospitalisation :
- Accueil physique et téléphonique des patients et des familles
- Prise en charge des différentes demandes reçues par mail (patients et professionnels de santé)
- Fusion sur Dx Care des lettres de liaison
- Traitement des urgences mains (édition et envoi des certificats ITT et CROP)
- Tri, numérisation et classement des documents médicaux et administratifs
- Tri, traitement et distribution du courrier entrant
- Gestion des dossiers médicaux pour les hospitalisations programmées et pour les sortants
- Préparation du staff hebdomadaire (sortie des dossiers SPARK aux archives, répartition des dossiers dans les services de soins)
- Gestion des archives a (création, versement, numérotation et commande des dossiers médicaux)
- Planification de la réservation des salles de réunion
- Gestion administrative du personnel médical (édition de badges) ; ouvertures des droits Via Trajectoire, mise à jour du papier à entête et des différentes listes de diffusion
- Contrôle et cohérence des données et de la confidentialité
- Gestion des commandes de fournitures du secrétariat d’hospitalisation (Lyréco, reprographie, plein-vide…)
Missions spécifiques :
- TRANSGENDER : Missions liées à la spécialité concernant les patients TRANSGENRE en aide la secrétaire référente de cette mission.
Saisie :
- Saisie des comptes rendus de consultation, des soins externes, certificats médicaux, et documents divers
Profil recherché
Compétences professionnelles :
- Maitrise des outils bureautiques ( WORD, EXCEL, DXPLANNING, DXCARE)
- Connaissance du secteur médical ( Terminologie médicale de base, respect strict des normes de confidentialité )
- Expérience exigée en tant que secrétaire médicale
Qualités personnelles :
- Rigueur et organisation ( capacité à gérer plusieurs taches simultanément en respectant les délais)
- Précision dans la tenue des dossiers médicaux et dans les taches administratives du secrétariat
- Réactivité et gestion du stress : capacité à s'adapter à des imprévus ou à des situations d'urgence.
- Prioriser les missions en fonction des demandes.
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