La personne recrutée aura pour mission de contribuer à la gestion administrative et financière d'une unité multi-tutelles (CNRS, INSERM, Université Paul Sabatier, Établissement Français du sang), au sein de l'équipe des services généraux.
1) Gestion administrative et financière
- Assurer la gestion administrative de l'unité en lien avec les tutelles
- Assurer le bon fonctionnement logistique de l'unité (gestion des salles de réunion, gestion des badges d'accès et restauration collective)
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- Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Informer et accompagner les personnels dans leurs démarches administratives
- Sélectionner et diffuser les informations liées à la vie de l'unité
- Assurer la mise à jours de listes de diffusion et la modération des messages en lien avec le SSI de l'INSERM
- Assurer la gestion des documents et notes réglementaires (diffusion, archivage)
- Organiser le système d'archivage documentaire de l'unité pour répondre aux obligations légales
- Assurer le suivi des publications de l'unité : saisie des articles acceptés dans la base de données interne et diffusion d'articles scientifiques de niveau recherche dans HAL
- Créer et compléter au fil de l'eau les tableaux d'indicateurs (RH, Productions scientifiques, formation) conformément aux besoins de statistiques du HCERES
- Gestion financière des dépenses communes de l'unité : dépenses de fonctionnement équipement et missions sur les outils spécifiques des tutelles.
2) Gestion des Ressources humaines
- Préparer les dossiers de recrutement CDD, Doctorants, Post-Doctorants, Stagiaires en lien avec les tutelles
- Calculer les gratifications sur les outils appropriés et les mettre en paiement
- Gérer les dossiers des personnels accueillis des équipes partenaires (suivi des conventions, alimentation base RH)
- Assurer l'accueil des nouveaux entrants (logistique d'accueil, informations procédures, restauration collective, demande informatique, lien avec les AP pour la visite sécurité)
- Assurer la mise à jour des bases de données RH
- Suivre l'évolution de la réglementation RH et rédiger ou synthétiser des procédures ou réglementation
- Assurer le suivi RGPD
3) Communication
- Assurer le lien avec le référent WEB pour la mise à jour de l'annuaire du laboratoire
- Conception et diffusion d'une newsletter
- Participer à la mise en place de la communication académique
- Appui logistique à l'animation scientifique de l'unité : planification et organisation des missions des invités.
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