Assistant polyvalent du pôle administratif et financier (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Rattaché au service des Affaires scolaires, l’agent sera placé sous l’autorité de l’encadrement de responsabilité de Direction auquel est rattachée la gestion des Affaires scolaires au sein de la Direction de l’Enfance, de la Petite enfance et l’Education et de la Logistique scolaire. Missions / conditions d'exercice Support à la coordination et au suivi administratif quotidien des ATSEM, liaison partielle avec la DRH, service entretien et service achat
oGestion administrative, création et/ou mise à jour des dossiers administratifs des ATSEM, fichier affectation par école et répertoire.
oGestion effectifs ATSEM au jour le jour en liaison avec le Service Restauration
o Suivi et enregistrement des congés, heures supplémentaires, CET suivi sur tableau, coordination avec la DRH
oSuivi et enregistrement des infos d’équipes, doléances, litiges, organisation, observation des difficultés rencontrées, réunion d’équipe…
oSuivi et enregistrement, retours de dysfonctionnements éventuels, liaison avec le service entretien, suivi enregistrement des commandes de linge et produits d’entretien.
oLiaison avec le service achat concernant les commandes de tenues professionnelles

Support à la coordination et au suivi administratif des stagiaires.
oPrise de contact pour planifier les rendez-vous stagiaires
oSaisie de la fiche de renseignements stagiaires et transmission des documents à la DRH
oRéception et transmission des conventions, attestation de fin de stage à la DRH.

Gestion Dotations de fonctionnement aux écoles en matière de fournitures, manuels et matériels pédagogiques et activités ou animations annexes.
oGestion rigoureuse en lien avec le budget affecté afférents, recensement des besoins, étude de devis, suivi quotidien de la consommation des livraisons et de l’ensemble des étapes de l’achat public servant le fonctionnement matériel de l’enseignement.
oL’agent procède, entre autres, à l’ensemble des modalités comptables de mise en œuvre : engagements de dépenses, suivi du service fait, certification de factures etc…
oPartenariat avec les services municipaux concernés et les écoles
oRédaction d’actes administratifs en lien avec la Caisse des Ecoles.

Participation à la gestion, préparation et suivi Cérémonie fin de cycle (Caisse des écoles)
Gestion, préparation et suivi des classes de découvertes, projets des écoles, subventions au 1er et 2nd degré, des Représentants Parents d’élèves.
oRecensement des projets de l’ensemble des écoles de la Ville
oSuivi des demandes de subventions et celles accordées
oSuivi des règlements et de la mise en place des aides financières relatives aux classes découvertes
oCoordination avec les établissements scolaires pour toutes ces actions.

Gestion partagée pour les missions suivantes :
•Support à la gestion administrative en vue de la préparation des Conseils d’écoles
oRecensement des dates de conseil d’école, mise à jour du fichier correspondant
oSuivi de la réception des ordres de jour et des procès-verbaux par école.
oPréparation des dossiers et veiller à la bonne transmission des éléments aux personnes concernées.

•Gestion de l’information, classement et archivage de documents :
oTrier, classer et archiver les documents – propositions d’outils
oRechercher, synthétiser et diffuser des informations


•Soutien dans la gestion logistique et travaux :
oPrise en compte et transmission au service compétent des demandes de logistiques et travaux effectuées par les écoles
oVeille et suivi de l’exécution
oSuivi du calendrier des manifestations scolaires

Gestion des affaires courantes du service auquel il est rattaché et mobilisation active lors de la campagne d’instruction des dossiers d’inscription périscolaire, en ligne et papier.

Support administratif, technique et financier, en fonction des besoins du service, l’agent assure
ola continuité de l’activité du service scolaire et des autres services de la Direction, en étroite collaboration avec le secrétariat de direction : tâches ponctuelles et urgentes, action de mail, communication.
ola continuité de service en cas d’urgence sur la coordination et mise en œuvre des dispositifs éducatifs pilotés par la Direction (règlement, soutien scolaire, études dirigées, pédibus, quartiers d’été, enregistrement des PAI, suivi enfants PPS, tenue registre etc.)

L’ensemble des missions revêt une fonction de gestion budgétaire, exécution et suivi, gestion CIRIL.

L’agent assure par ailleurs et par roulement avec l’équipe du pôle administratif et financier, l’accueil physique et téléphonique du public, du lundi au samedi selon planning, dans le cadre des inscriptions gérées par la Direction et des demandes d’informations diverses. Profils recherchés •Compétences nécessaires / qualités et aptitudes :

Compétences :
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel) et maitrise du publipostage,
Maîtrise prioritaire du logiciel professionnel Astre puis Concerto,
Bonne adaptation, aux contraintes et aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques.
Bonne organisation du travail.

Qualités et aptitudes :
Rigueur et aptitudes réelles et indispensables dans la gestion administrative des dossiers et la gestion financière et budgétaire.
Sens du travail en équipe.
Bonne capacité d’adaptation à des missions variées.
Etre capable de rendre compte de son travail.
Réactivité.
Autonomie.
Sens aigu du Service public, relationnel, aptitude à communiquer.
Goût pour le contact avec le public.
Communication orale :
-Adopter un vocabulaire professionnel et savoir le traduire en langage clair et compréhensible par tous ;
-S’exprimer clairement et savoir reformuler les demandes ;
-Adapter son intervention aux différents publics.
Conserver neutralité et objectivité face aux situations.
Curiosité professionnelle pour les dispositions légales et réglementaires du secteur.
Force de proposition pour le service.

•Diplômes et permis obligatoires :
Permis B.