Secrétaire administrative de laboratoire

L’agent assure une assistance à la direction en réalisant des actes administratifs et logistiques dans le respect des techniques, des règles et des procédures en vigueur dans les tutelles de l’Unité et en lien permanent avec la Secrétaire Générale.



Mission 1 : Secrétariat administratif de l’unité sur le campus de l’INP-AgroToulouse

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels et nouveaux arrivants) et externes ;

- Organiser l’intégration des nouveaux entrants de l’unité ;

- Gérer le courrier du laboratoire (papier, électronique, mise en page de documents) et suivi des retours et signatures ;

- Créer et mettre à jour des documents ;

- Alimenter des tableaux de bord ou des bases de données relatives à la gestion (annuaire, délégations de signature, etc) ;

- Participer à des enquêtes ou des recensements ;

- Rédiger et appliquer des procédures liées au secrétariat ;

- Mettre à jour et diffuser des informations (nouveaux entrants, manifestations, listes de diffusions, informations générales, procédures, site web, intranet, etc.) ;

- Saisir et gérer les missions (préparation des dossiers et réservations transport et hébergement) en tant que chargé de voyage interne et externe de l’Unité ;

- Gérer la distribution et le suivi des cahiers de laboratoire ;

- Préparer les réunions et les manifestations internes ou externes, assurer un compte-rendu ;

- Gérer des plannings et contrôler les échéances ;

- Archiver les données de son activité.



Mission 2 : Secrétariat des ressources humaines en lien avec la référente RH de l’Unité

- Récolter les pièces et données pour les dossiers des personnels ;

- Suivre les conventions (stagiaires, accueils, etc.) et récolter les pièces ;

- Accompagner les nouveaux entrants dans l’utilisation des outils des tutelles : OHRIS, TEMPO, SYNCRO, temps de travail, etc).



Mission 3 : Assurer des fonctions polyvalentes d’assistant(e) technique et logistique de l’unité sur le campus ENSAT


- Gérer les demandes de création de badges d’accès au bâtiment ;

- Aider à la réservation des salles et des véhicules ;

- Gérer et distribuer les fournitures de bureau (stock, commandes) ;

- Gérer la réception et l’envoi des courriers et colis (logiciel Geslab) ;

- Aider à l’organisation et à la préparation de séminaires, workshops, congrès organisés par l’Unité (traiteurs, salles, …) ;

- Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur.