Gestionnaire administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi SA MISSION :

Sous la responsabilité du Chef du Service Administration Scolaire, le Gestionnaire Administratif assure le suivi des dossiers du service. Missions / conditions d'exercice SES ACTIVITÉS PRINCIPALES :

- Gérer la boîte électronique générique du service : enregistrer, analyser, ventiler les demandes des écoles aux services concernés,
- Assurer l’organisation et le suivi des conseils des écoles trimestriels,
- Coordonner en collaboration avec les services de la Direction des Services Techniques les plannings de travaux des bâtiments scolaires, filtrer et suivre les demandes e-Atal,
- Assurer l’exécution fonctionnelle et financière des transports scolaires réguliers et ponctuels,
- Organiser les élections des représentants des parents des élèves,
- Assurer la mise en oeuvre de la procédure de passation des commandes des écoles (devis, bons de commande, facture) sur CIRIL,
- Assurer le suivi budgétaire des budgets alloués aux écoles en lien avec le Chef de Service,
- Assurer le suivi de la campagne des inscriptions scolaires : vérification des inscriptions, suivi des effectifs scolaires de l’année N et N+1 (prévision),
- Recenser les demandes de dérogation, assurer l’organisation des commissions d’arbitrage et les démarches administratives afférentes ainsi que le suivi sur CONCERTO (dont le suivi des frais d’écolage et les instructions à domicile),
- Assurer la mise en oeuvre de la procédure des projets spécifiques,
- Assurer l’organisation et le suivi des événements ponctuels en lien avec les élus : visites des écoles à la rentrée scolaire, réunions des directeurs, remise de prix spécifiques en lien avec des projets/défis/des spectacles,
- Coordonner les séjours proposés aux écoles et assurer le suivi régulier des « classes découvertes » en lien avec le prestataire,
- Assistanat du Chef de Service. Profils recherchés CONDITIONS DE TRAVAIL :

Poste basé à l’hôtel de ville pouvant nécessiter des déplacements dans les structures de la Direction Générale Adjointe Enfance Famille.
Horaires : 37h, avec 1h de pause déjeuner + 1 jour de télétravail

COMPETENCES

Savoir-faire :
- Maitrise de l’outil informatique (traitement de texte, tableur, messagerie, navigateur, partage réseau …),
- Connaissances de l’environnement institutionnel des Collectivités Territoriales,
- Intérêt pour le domaine éducatif,
- Qualités rédactionnelles et administratives,
- Respect des procédures,
- Capacité à rendre compte à sa hiérarchie,
- Capacité à travailler en équipe et assurer une polyvalence.

Savoir être :
- Rigueur et méthode,
- Sens de l’initiative, de l’organisation, du travail en équipe et en réseau avec les services supports,
- Qualités relationnelles, capacité d’adaptation à des publics variés,
- Discrétion et réserve.