Coordonnateur général des secrétariats médicaux - h/f

Description

A - Intitulé du poste
- Intitulé du poste : Coordonnateur général des secrétariats médicaux
- Grade : Cadre de catégorie A
- Fonction : Attachée d’administration

B - Conditions générales d’exercice
- Position du poste dans l’organisation

Position hiérarchique : Sous l’autorité directe du secrétariat général – direction des ressources médicales

Fonctions encadrées : Secrétariats médicaux

Liaisons fonctionnelles : Responsables des pôles, Coordination générale des soins, Direction du personnel et des relations sociales.
- Organisation et horaires de travail

Temps de travail : quotité de travail 100%, forfait cadre

Horaires et jours de travail (indicatifs) : du lundi au vendredi
- Conditions particulières

Déplacements intersites (Elbeuf, Louviers …) Déplacements vers les établissements du Groupement Hospitalier de Territoire.

C- Missions
- Présentation du poste

Le coordonnateur des secrétariats médicaux assure, en étroite collaboration et sous l’animation du secrétariat général – direction des ressources médicales, l’organisation et la coordination des projets des secrétariats médicaux.

Il est en charge de la planification, de l’organisation et du pilotage des activités des secrétariats médicaux.

Il s’assure de l’adéquation des effectifs des secrétariats médicaux avec les besoins de l’activité et est l’interlocuteur privilégié des professionnels des secrétariats médicaux et des responsables de service (médicaux, soignants et administratifs).

A ce titre, il anime et participe aux diverses réflexions et groupes de travaux engagés au niveau institutionnel.
- Missions générales

Le coordonnateur des secrétariats médicaux supervise les organisations et les ressources humaines allouées aux activités des secrétariats médicaux.
- Au titre des démarches institutionnelles et du projet stratégique de réorganisation des secrétariats médicaux :
- Proposer et accompagner les mesures d’organisation nécessaires au bon fonctionnement des secrétariats médicaux
- Réaliser des audits organisationnels des secrétariats médicaux et proposer des actions d’amélioration sur le secteur d’activité
- Participer au choix et au déploiement des outils numériques liés aux secrétariats médicaux
- S’impliquer dans les projets institutionnels en lien avec l’expertise métier
- Définir et assurer le suivi des indicateurs d’activité des secrétariats
- Au titre du management des secrétariats médicaux :
- Participer à la gestion de l’absentéisme des secrétariats médicaux, en lien avec les unités et les secteurs concernés
- Accompagner les projets des professionnels des secrétariats médicaux (GPMC) : évolutions de carrière, projets de formation…
- Développer les indicateurs d’activité et de suivi des effectifs
- Gérer l’accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires
- Assurer le recrutement et la gestion des mobilités des secrétaires médicales
- Participer à l’évaluation des professionnels des secrétariats médicaux, en lien avec les cadres de proximité
- Recenser les besoins en formation
- Missions spécifiques
- Accompagner le changement et développer le travail en coordination
- Contrôler la qualité et l’exhaustivité des données médico-administratives, en collaboration avec le service DIM/archives et avec le bureau des entrées
- Construire et utiliser des outils de pilotage, tableaux de bord et indicateurs
- Missions transversales
- Participation aux démarches de certification (certification HAS, certification des comptes) et de contrôle
- Assurer la représentation des secrétariats médicaux dans les groupes de travaux institutionnels

Profil recherché

E – Compétences
- Formations-Qualifications
- Formation de secrétaire médicale
- Expertise en secrétariat médical
- Techniques du secrétariat et utilisation des outils bureautiques et des systèmes d’information dédiés au traitement de l’information médico-administrative
- Compétences requises
- Connaissance de l’institution et de la fonction publique hospitalière
- Maîtrise des techniques, missions et de l’évaluation de la charge de travail des secrétariats médicaux
- Conception et accompagnement aux changements organisationnels
- Capacités et qualités liées à l’emploi
- Savoir-faire
- Capacité à motiver, mobiliser et dynamiser les équipes
- Capacité à évoluer, à mener des projets et faire évoluer les organisations entre services
- Méthodologie, sens des priorités, réactivité
- Expérience managériale
- Savoir-être
- Qualités relationnelles : esprit d’équipe, maîtrise de soi, tolérance, respect d’autrui, discrétion, déontologie, confidentialité, intégrité, esprit d’initiative et disponibilité
- Qualité d’écoute et de discernement
- Facultés d’adaptation