En charge de fonctions administratives, organisationnelles et comptables de l'Ecole, sous la supervision de la Responsable Administrative et Pédagogique et du Directeur de site.
Missions d'administration
- Vérification des dossiers étudiants et relance des pièces manquantes
- Vérification des dossiers intervenants et relance des pièces manquantes
- Rédaction et envoi des contrats pour signature auprès du formateur et signature
avec la direction d'ALTERNIS
- Mise à jour des documents administratifs
- Envoi des certificats de scolarité
- Création des cartes étudiantes
- Classement / création de dossiers administratifs (ex : copie d'examen)
Missions de Logistique Administrative
- Réserver les hôtels/ trains des intervenants et demander l'accord à la Direction pour validation du paiement
- Gestion des salles de cours sur Hyperplanning
- Dépôt des contenus pédagogiques sur Hyperplanning (support de cours et syllabi)
- Commande de fournitures (café- gobelet - mobilier - bureautique etc.)
- Création des boites mails des étudiants, des intervenants et des collaborateurs et envoi des identifiants (si besoin générer des nouveaux mots de passe)
- Réservation des animations prévues pour les étudiants (séances de Futsal via l'application LE FIVE...)
- Organisation des cours en distanciel
- Potentielle participation aux salons et événements internes/externes
Missions comptables
- Réceptionner, classer les factures dans le tableau de suivi Excel
- Vérifier les heures et taux horaires des intervenants sur Hyperplanning et envoyer les données salaires des intervenants au cabinet comptable
- Réceptionner et enregistrer les notes de frais des intervenants et des collaborateurs
- Emission des factures clients, sur base des informations données par le Responsable comptable, suivi des encaissements et relances
- Emission des certificats de réalisation des apprenants via Edusign/Hyperplanning, aux fins de facturation des OPCOs
Mission relative aux Admissions
- De façon très ponctuelle, prospection commerciale (lycées partenaires, étudiants...).
Profil :
Savoir
- Compétences bureautiques : Office (Excel, Word, PowerPoint), Canva, Réseaux sociaux
- Bon niveau de communication orale et écrite
- Gestion administrative, logistique et comptable
Savoir-faire
- Organisation, rigueur, anticipation et polyvalence
- Capacité d'analyse
- Maîtrise des procédures
- Travail en mode projet
Comportement
- Très bon relationnel et sens de la communication
- Rigueur et sens du détail, fiabilité et discrétion
- Dynamisme et prise d'initiative
- Coopération et esprit d'équipe
- Grande maturité
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