Assist(ante) de direction chargé(e) de communication

L'assistant(e) de direction et chargé(e) de communication assure :
• L'organisation et la gestion administrative de la Direction Générale et du pôle AGRH.
• L’appui au pilotage et la mise en œuvre des actions de communication interne et externe du CDG971.
• La coordination avec les différents acteurs (élus, managers, partenaires externes).
Activités principales
Missions administratives et de secrétariat
Appui au Directeur Général
• Accueil physique et téléphonique / gestion des appels téléphoniques.
• Gestion de l’agenda, organisation et planification des réunions et rendez-vous
• Organisation et suivi des déplacements du Directeur Général et des élus (réservations, transports, hébergements).
• Coordination de la logistique du Directeur Général (suivi des demandes de fournitures de bureau, commandes à l'imprimerie, etc.).
• Suivi des projets et activités.
• Rédaction et/ou saisie de documents (notes, courriers, comptes rendus, etc.).
Organisation des Assemblées
• Envoi des convocations, coordination des différents documents de travail (collecte auprès des services, préparation des dossiers, rédaction de P.V.), vérification du quorum...
• Réservation de salles et de moyens en relation avec le Pôle RCT.
• Suivi des frais de missions des élus
• Suivi administratif des assemblées :
o Traitement et édition des extraits des registres et des délibérations
o Contrôle de légalité, affichages, diffusions dans les services,
o Tenue du registre des délibérations
• Suivi et mise à jour des tableaux de bord, documents supports, procédures, répertoires, listes de diffusion, …

Secrétariat Général
• Suivi et veille du courrier entrant – tri et répartition dans les différents services, classement.
• Elaboration et suivi du courrier sortant
• Constitution de dossier, rédaction de compte rendu de réunions, mise en forme de courriers divers, rédaction de notes, de courriers, de comptes rendus, de relevés de décisions… à partir de consignes orales et/ou de dossiers
• Suivi des parapheurs (vérification, mise à la signatures, dispatching…)
• Suivi et classement (dossiers, réunions, courrier…) archivage
• Réalisation de tableaux de bord
• Coordination et suivi des rapports d’activité
• Appui à l’organisation de réunions et d’évènements (séminaires élus et agents, petit-déjeuner d’accueil, conférence régionale emploi territorial, matinales RH, …)
Missions de communication interne et externe
Sous la responsabilité de la Direction Générale, et de la Responsable du pôle AGRH :
- Participe, en collaboration avec le service RH, et en coordination avec les autres pôles, à la mise en œuvre de la communication interne du CDG 971.

- Participe à la conception et à la mise en œuvre des actions et supports de communication et des événements externes du CDG971 :
• Création et la diffusion des supports de communication (plaquettes, newsletters, affiches, etc.).
• Production des contenus de communication et au déploiement des plans de communication.
• Réalisation de supports graphiques, audiovisuels et écrits en fonction des publics ciblés.
• Développement des communications numériques.
• Gestion des relations avec la Presse (rédaction de communiqués et dossiers de presse).
• Organisation des évènements institutionnels et promotionnels du CDG 971.
Missions transversales
• Appuyer les pôles dans l'organisation et la diffusion de leurs actions.
• Assurer une veille informationnelle dans les domaines d’activités du CDG971.
• Réaliser des bilans d’activités et évaluer les actions de communication menées.