Responsable administratif

La Commune de SAVIGNY LES BEAUNE comporte deux services :
- un service administratif
- un service technique

Le service administratif est composé de 2.5 ETP dont le responsable administratif. Deux agent administratifs (1 à 35h et 1 autre à 17.5h) ont en charge les affaires relatives à l'urbanisme, les arrêtés de circulation, l'état civil, le cimetière, les élections, la bibliothèque, la communication, etc.

L'agent recruté, placé sous la responsabilité du Maire et des Adjoints, aura en charge la coordination dudit service administratif.

Missions générales :

1- Secrétariat général

2- Élaboration, exécution et suivi du budget de la Commune et du SIVOS

3- Paie et carrière du personnel de la commune et du SIVOS

4- Supervision et suivi des projets de la commune et du SIVOS et marchés publics afférents

5- Préparation et suivi des réunions et des assemblées délibérantes

L'agent recruté travaillera 35h/semaine répartis sur 4.5 jours. L'agent disposera également de 25 jours de congés payés/an (+ 2 jours de fractionnement).

Il est essentiel à ce que l'agent recruté est une connaissance et une expérience avérées de la comptabilité publique.

• Secrétariat général :
- Prendre connaissance et répondre aux différents courriers, rédaction de courriers
- Transmettre les différentes informations aux élus
- Elaboration des actes administratifs et dématérialisation
- Assister et conseiller les élus : régler avec eux les affaires stratégiques, échanger les informations, les alerter sur d’éventuels problèmes
- Assurer la coopération avec les partenaires extérieurs : DGFIP, communauté d’Agglomération, organismes financeurs, école communale, associations, prestataires
- Montage de dossiers et pilotage des projets de la Commune et du SIVOS conjointement avec les élus
- Relations avec le Directeur de l’école communale
- Rédaction de notes d’informations

• Elaboration, exécution et suivi des budgets :
- Élaboration, exécution et suivi du budget primitif de la Commune et du SIVOS
- Gestion de la comptabilité afférente aux budgets de la Commune et du SIVOS
- Marché public : passation, suivi
- Gestion des subventions : demande, suivi
- Suivi des investissements
- Déclaration FCTVA

• Paie et suivi du personnel de la commune et du SIVOS :
- Veille juridique et mise en pratique des nouvelles réglementations liées à la paie
- Etablissement des fiches de payes des agents de la Commune et du SIVOS
- Etablissement des fiches d’indemnités des élus
- Coordonner l’équipe administrative
- Gérer sur le plan administratif le personnel : congés, arrêts, formations, arrêtés individuels, contrats, régime indemnitaire (RIFSEEP)
- Suivre l’évolution des carrières (avancement, promotion)

• Supervision et suivi des projets de la commune et du SIVOS et des marchés publics afférents :
- Suivi des projets de la commune et du SIVOS : mise en place et exécution des procédures de marchés publics, tant sur le plan administratif que comptable
- Suivi de la facturation des prestations
- Suivi relationnel avec les prestataires
- Élaboration et suivi des dossiers de subventions et suivi relationnel avec les financeurs

• Préparation et suivi des réunions et des assemblées délibérantes :
- Organiser, préparer et assister aux instances délibérantes du Conseil Municipal et du Conseil du SIVOS (ordre du jour, convocation, note aux élus, procès-verbaux et délibérations, suivi des décisions…)
- Suivi des décisions prises lors du Bureau Municipal (Adjoints)
- Préparer et assister aux commissions finances et à des réunions non délibérantes
- Préparer et mettre en forme les décisions des élus
- Rédiger les documents administratifs afférents aux assemblées

Le fonctionnement courant du SIVOS (gestion opérationnelle des : courriers, courriels, commandes de fournitures et de matériel, emploi du temps des ATSEM, dérogations et inscriptions scolaires, relations avec les parents d’élèves,…) sera à la charge des agents du secrétariat de la commune sous la supervision générale du responsable administratif.

Il est essentiel à ce que l'agent recruté est une connaissance et une expérience avérées de la comptabilité publique.

• Maîtrise des outils bureautiques (Word – Excel – Publisher)

• Connaissance du logiciel COSOLUCE

• Organiser son travail en fonction de consignes orales et/ou écrites

• Savoir travailler en équipe et en autonomie

• Organisation, polyvalence, rigueur

• Appliquer les règles de sécurité du travail

• Négocier avec les différents interlocuteurs internes et externes

• Organiser et suivre les activités et en rendre compte

• Structurer et aider à un bon climat administratif