Gestionnaire administratif (devec)

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.


Structure d'accueil

L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE

Créée en 1794, l'École normale supérieure, membre de l’Université PSL, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui recrute sur concours les étudiants les plus talentueux en France et à l'étranger. Établissement d'élite, dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche.

Non-discrimination, ouverture et transparence

Les établissements membres de l'Université PSL s’engagent à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.


Activités principales

Département ou service de la structure: Direction des études, de la vie étudiante et des carrières (DEVEC)

Catégorie/Corps : Catégorie B

Missions principales

En votre qualité de Gestionnaire administratif, vos missions principales consistent à coordonner et réaliser des activités de gestion administrative, logistique et financière.


Activités principales

1. Gérer les agendas de la direction des études et contrôler les échéances
2. Sélectionner et diffuser de l’information en internet et en externe: mise à jour des supports d’information, des pages intranet, etc...
3. Suivre les différentes campagnes liées aux activités des directions des études: doubles diplômes, forum étudiants, CDSN, etc...
4. Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes du service
5. Participer à la gestion pédagogique de l’offre de formation «hors-département» dans l’outil de scolarité
6. Assurer la fluidité des différentes procédures engageant les signatures ou visa de la direction des études
7. Organiser, alimenter, mettre à jour les tableaux de bords d’activités
8. Centraliser, trier et suivre les demandes arrivées via l’adresse générique de la DE et distribution des tâches en fonction des sujets
9. Planifier et assurer la gestion administrative et logistique d’événements liés aux activités de la DE (CEVEC, jurys, réunion des directions des études de départements, etc.)
10. Assurer le suivi des dépenses financières de la DE


Champs des relations

Relations internes : interactions quotidiennes avec les étudiants, les départements, les enseignants et les services de l’école concernés

Relations externes : liaison régulière avec les établissements ou collègues partenaires


Profil du candidat


Savoirs et compétences attendus

Diplôme : BAC en secrétariat, assistanat, gestion administrative

Une expérience professionnelle similaire serait un plus

Connaissance de base en gestion financière

Connaissance appréciée de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique

Langue anglaise: A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences techniques :

1. Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, messagerie électronique)
2. Savoir organiser et planifier son activité en respectant les échéances
3. Savoir travailler en équipe
4. Communiquer et faire preuve de pédagogie
5. Savoir rendre compte et alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion

Compétences comportementales :

1. Être organisé, autonome, polyvalent et rigoureux
2. Être réactif et avoir une grande capacité d’adaptation
3. Avoir le sens de l’accueil, de l’écoute et de l’accompagnement des publics
4. Qualités rédactionnelles et relationnelles
5. Sens de la confidentialité des informations traitées


Diplôme et expérience professionnelle

Bac

#J-18808-Ljbffr