Secrétaire administratif et pédagogique f/h (h/f)

Description

L'Association Fouque souhaite recruter, par la MECS Rochefonds, un/e Secrétaire Administratif et Pédagogique. La MECS Centre Rochefonds accueille et accompagne des jeunes filles âgées de 12 à 21 ans, placées au titre de la Protection de l'Enfance. L'établissement dispose actuellement de 36 places (26 en internat, au sein d'unités de vie, 8 en logements diffus et 2 en famille d'accueil). Une Unité Pédagogique permet par ailleurs la remédiation et le suivi, préalablement au retour en établissement scolaire ou à l'entrée en insertion professionnelle. La MECS met l'accent sur la restauration des liens avec la famille. Vous trouverez plus d'informations sur notre site : www.association-fouque.org

LE DESCRIPTIF DU POSTE

Le(la) Secrétaire est un soutien clé à l'organisation de la structure et à la gestion des dossiers des enfants. Sous la supervision du Directeur, à une place essentielle dans l'organisation de l'établissement, vous aurez pour mission de contribuer à la gestion fluide et efficace des éléments administratifs, en assurant le suivi des dossiers des enfants et du personnel, tout en soutenant les équipes éducatives dans leur travail quotidien. Vous serez la première personne de contact pour les visiteurs et les appels entrants, et assurerez à ce titre un accueil physique et/ou téléphonique efficace et bienveillant.

MISSIONS

1. Accueil, réception et gestion du standard téléphonique
2. Création, suivi et archivage des dossiers uniques informatisés (administratif et éducatif) des jeunes
3. Suivi des documents de prise en charge & relance des partenaires institutionnels orienteurs
4. Gestion quotidienne des places disponibles
5. Transmission des informations recueillies auprès des équipes
6. Réception & expédition du courrier/des colis
7. Traitements des mails
8. Gestion de la caisse administrative
9. Préparation des courriers, rapports, attestations, certificats, notes de service et de fonction
10. Gestion des stocks de fournitures de bureau
11. Création et/ou mise à jour des tableaux de gestion administratives et de suivi des jeunes
12. Soutien à la Direction pour le suivi des dossiers à responsabilité
13. Gestion des titres de transports et, le cas échéant, des amendes
14. Saisie des éléments datés et des justificatifs aux fins d'établir la facturation
15. Gestion administrative des logements en diffus
16. Participation aux temps de réunion administrative et à ceux de la vie institutionnelle

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

* 2 An(s)

Savoirs et savoir-faire

* Gestion administrative du courrier
* Classer des documents
* Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
* Mettre à jour un dossier, une base de données

Savoir-être professionnels

* Faire preuve de rigueur et de précision
* Faire preuve de réactivité
* Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
#J-18808-Ljbffr