Gestionnaire administratif pour le pole de proximite territorial (h/f)

MISSION 1 : Assurer un appui administratif en lien avec les missions du pôle
-Suivi de la base documentaire du pôle
-Concourir à la fiabilisation du réseau interne
-Appui au suivi des échéances
-Rédaction de courriers administratifs à destination des acteurs ;
-Assurer l'organisation et la logistique des instances (convocation, ordre du jour, rédaction des feuilles d'émargement et suivi des intentions de participation des membres en amont de l'instance, réservation de salle, et accueil des membres)
-Assurer la prise de note des instances puis la rédaction du procès-verbal
MISSION 2 : Participer au suivi de l'activité des établissements de santé (ES)
-Gestion en lien avec les chargés de missions des dossiers d'autorisations des ES (au travers du système d'information dédié)
-Participer à la gestion des RH hospitalières (préparation des publications de postes, pré-analyse des dossiers de demande de praticien contractuel et des contrats d'activité libérale)
MISSION 3 : Participer au suivi de l'activité ambulatoire (Permanence des soins et structures d'exercice coordonnée)
-PDSA et soins non programmés:
-Appui au suivi de la plateforme du SAS du service d'accès aux soins (SAS) ;
-Appui à l'analyse de la complétude des tableaux de garde (PDSA) (gestion de la complétude des tableaux, .) ;
-Appui administratif au suivi des maisons médicales de gardes (MMG),

-Structures d'exercice coordonnées :
-Appui au déploiement et suivi des exercices coordonnés sur le territoire via un tableaux de suivi départemental
-Préparation des dialogues de gestion des structures d'exercice coordonné
-Assurer la complétude des applicatifs internes relatifs à l'exercice coordonné
MISSION 4 : Assurer les missions sur le champ des professionnels de santé
-Sur ADELI :
-Enregistrement des diplômes ou autorisations d'exercice au fichier ADELI xx et attribution du numéro qui permet l'exercice
-Actualisation du fichier ADELI ;
-Traitement des demandes de carte professionnelle de santé (CPS) ;
-Assurer une réponse de premier niveau à l'égard des professionnels de santé ;
-Assurer les relations avec les CPAM, les établissements de santé et le correspondant au Ministère en charge de ces questions
-Sur e-RPPS :
-Assure le rôle de référent régional sur le déploiement et la mise en œuvre du portail e-RPPS ;
-Vérification et validation des dossiers déposés sur le portail e-RPPS ;
-Assure une réponse de premier niveau à l'égard des professionnels de santé, et les établissements de santé le cas échéant
MISSION 5 : Assurer le suivi des transports sanitaires
-Assure une réponse de premier niveau à l'égard des transporteurs sanitaires ;
-Réception des déclarations de demandes de modifications (changement de véhicules, mouvements de personnel, documents relatifs aux personnels), édition des certificats d'agrément et le cas échéant des autorisations de mise en circulation en cas de remplacement définitif de véhicule
-Enregistrement dans le logiciel dédié et sur le réseau des modifications, des décisions et des transferts d'AMS -Transmission par mail ou transporteur et copie à la CPAM ;
-Validation des formulaires de demande de carte CPS transmise par la CPAM;
-Participer aux contrôles programmés et inopinés des véhicules et sociétés de transports sanitaires ;
MISSION 6 : Assurer le suivi des réclamations, signalements
-Veiller au respect des procédures, renseigner le tableau de suivi « EIG signalements réclamations » et garantir le respect des délais de réponse ;
-Enregistrer les réclamations/signalements, préparer les dossiers numériques et papiers ;
-Suivre les demandes de pièces complémentaires relatives à la gestion des dossiers ;
-Participer à la rédaction des courriers d'instruction et de réponse en lien avec le chargé de missions ;
-Assurer la transmission des courriers par voie postale et/ou électronique ;
-Procéder à la clôture du signalement/réclamation

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Environnement administratif, institutionnel et politique,Techniques de secrétariat,Utilisation de logiciels spécialisés,Archiver,Contrôler la conformité des données,Corriger et mettre en forme un document,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser un rétroplanning,Prioriser,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.