Gestionnaire administratif du pôle familles solidarité et citoyenneté (h/f)

Les pôles culture, enfance, famille ont en charge de mettre en œuvre les orientations stratégiques de la collectivité en matière de développement social du territoire, dans une approche multi thématiques : petite enfance, enfance, jeunesse, parentalité, animation de la vie sociale, accès aux droits et inclusion numérique…) Sur un mode partenarial et dans une approche globale et transversale.

Vous serez en charge de gérer les moyens techniques permettant la gestion des accueils collectif de mineurs périscolaires et extrascolaires. En étroite collaboration avec les coordinateurs de tous les secteurs péri et extrascolaires (mercredi, temps méridien, vacances tous jeunes confondus…) le gestionnaire devra :

Missions principales :

• Suivre et vérifier les effectifs enfants afin de veiller à un encadrement répondant aux normes en vigueur :

Tenir à jour les tableaux de bord du Service, Sur critères organiser les remplacements en tenant compte des taux d’encadrement et des qualifications requises conformément à la réglementation en vigueur (DDCS), gérer quotidiennement le redéploiement des animateurs sur les sites.

• Suivre et vérifier les effectifs d’encadrement sur les différents sites :

Tenir à jour les tableaux RH : congés, absences, vacataires, formations…assurer le suivi administratif en lien avec la DRH des demandes de stages, transmettre à la DRH tous les éléments nécessaires : Déclaration des heures mensuelles pour éléments de paye, dossiers administratifs, suivi des candidatures.

• Participer au contrôle des pointages de la fréquentation enfants

Corriger les anomalies de pointage dans Maëlis, transmission et contrôle avec la régie.

• Assurer de l’assistanat administratif pour les services du pôle

Rédaction de courriers, convocations, notes de service, mettre à jour les documents supports permettant la préparation des différentes périodes de fonctionnement, archiver les données pour le traitement CAF, accueil téléphonique, physique.

Profil :

Savoirs / connaissances théoriques :

• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, courriels…).

• Accueil téléphonique et physique.

• Aptitude à la prise de notes.

• Conception et suivi des tableaux de bord.

• Rédaction de documents administratifs : (notes, décisions, convocations, déclarations d’accidents…).

Savoir-faire / savoirs techniques :

• Connaissance de l’environnement territorial et du cadre réglementaire dans le domaine de l’animation.

Savoir être :

• Rigueur et méthode

• Dynamisme

• Force de proposition

• Sens de l’écoute

• Qualités relationnelles

• Esprit de synthèse et d’analyse

• Aptitude à travailler en transversalité

• Confidentialité et discrétion

• Sens du service public

Parcours professionnel :

Diplôme de l’enseignement supérieur souhaité : bac à bac+2, BTS, DUT

Expérience sur poste similaire souhaitée