Accueil physique et téléphonique
Recevoir, filtrer et orienter les appels, apporter des réponses aux interlocuteurs - Assurer la prise des messages et la transmission des informations - Être l’interface entre les institutions, les différents services et les agents de la police municipale
En fonction des appels répartir les missions aux différentes patrouilles en service (transmission radio) sous réserve d’un contrôle du référent hiérarchique
Gestion administrative
Participer aux réunions de service et rédiger des comptes rendus de réunions et documents divers
Organiser et suivre les flux de courrier, mails, parapheurs (logiciel métiers)
Assurer le suivi des activités opérationnelles : tableaux de bord et relevé d’indicateurs
Assurer une fonction d’alerte et d’anticipation des dossiers et sujets sensibles : suivi, alerte, relance, visa
Assurer la rédaction et le suivi des arrêtés, délibérations, conventions liées aux divers partenariats Assurer le suivi des ressources humaines : absences/présences (chronos), heures supplémentaires, rémunérations, …
Assurer l’organisation du classement et de l’archivage papier et numérique des dossiers
Gestion finance et commande publique
Assurer la préparation et le suivi du budget de la direction : suivi d’indicateurs, relances
Assurer le suivi des marchés, des dossiers de subvention
Engager, suivre et liquider les dépenses en matière d’investissement et de fonctionnement
Suivre les commandes avec les fournisseurs (recherches, devis, ...), effectuer des relances (commandes, factures…) et traiter les difficultés (livraisons…) au besoin
Classer et archiver les pièces et documents comptables
Assurer une fonction d’alerte et proposer des solutions adaptées
Suivi des projets et activités propre au périmètre d’activité de la direction
Soutenir et appuyer administrativement les agents de Police Municipale et ASVP : transferts mains courantes, suivi des mises en fourrière, lien avec la Police Nationale, recherches d’arrêtés (en liaison avec leurs activités de terrain)
Gens du voyage, marginaux : réceptionner et suivre les plaintes des riverains, effectuer les démarches administratives spécifiques
Gérer les contentieux administratifs avec les usagers (Procès-Verbal Electronique)
Créer et suivre le guide de procédure du service
En fonction des besoins, participer à toutes activités administratives nécessaires au bon fonctionnement de la police municipale, et notamment soutien au fonctionnement du CSU (centre de supervision urbain) en qualité d’opérateur vidéo (Suivi de l’état de fonctionnement et de la maintenance des caméras, réaliser les extractions vidéo et en effectuer le suivi et les statistiques)
La police municipale a une mission de terrain avec une nécessité d’être dans la prévention et dans la proximité avec les habitants en étant à leur écoute et à leur contact direct.
Dans ce cadre, vous assurez l’accueil et renseignez le public de la police municipale. Vous permettez également le bon fonctionnement du service à travers diverses activités administratives et comptables.
Formation ou expérience dans le domaine « assistant de manager / assistant de gestion » - Connaissance des règles de la comptabilité et de la commande publique - Maîtrise des outils bureautiques
Une connaissance de la législation en matière de police et police municipale serait appréciée - Connaissance de la ville au niveau géographique et institutionnel
Capacité à gérer les priorités et les plannings - Capacité à assurer une bonne transmission de l'information - Sens de l’accueil (écoute, patience, présentation) - Qualités relationnelles avérées - Discrétion et respect de la confidentialité - Sens du service public
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