Un gestionnaire administratif des assemblées (h/f)

Missions

Au sein d'une équipe de 5 agents et sous la responsabilité du Chef de Bureau des Assemblées, vous assurez la gestion administrative des Assemblées. A ce titre, vous avez pour missions :

1. la gestion des rapports, rapports du rapporteur, décisions en version papier et dématérialisée,
2. le contrôle de légalité et publication,
3. le traitement des procès-verbaux des sessions (Réunions Trimestrielles, Réunions Extraordinaires) transmis par le sténotypiste,
4. la conception du cahier des charges et la planification de la formation des Élus,
5. l'accueil et la présentation de la Collectivité aux Collégiens.

Activités principales

1/ PRÉPARATION ET ORGANISATION DES SESSIONS :

6. Préparation des courriers et notes d'invitations aux sessions,
7. Préparation du programme de sessions,
8. Établissement de l'ordre du jour et suivi du travail des commissions thématiques,
9. Gestion, suivi et contrôle des rapports en version papier et dématérialisée (KDELIB),
10. Transmissions des documents aux Élus et fonctionnaires,
11. Traitement des rapports et décisions après session,
12. Contrôle de légalité, archivage et publication des rapports,
13. Traitement des décisions dans KDELIB, envoi aux Élus et fonctionnaires,
14. Traitement des procès-verbaux des sessions transmis par le sténotypiste,;

2/ GESTION DES ACTIONS DE FORMATIONS DES ÉLUS :

15. Conception du cahier des charges des actions de formation,
16. Planification des actions de formation.

3/ ASSURER L'ACCUEIL ET LA REPRÉSENTATION DU DÉPARTEMENT AUX COLLÉGIENS

4/ ÊTRE LE RÉFÈRENT LOGICIEL PIWI

Compétences requises

17. Maîtriser les outils bureautiques (pack office)
18. Posséder des qualités relationnelles
19. Posséder des qualités rédactionnelles
20. Être rigoureux et savoir respecter les échéances
21. Être disponible
22. Connaître l'organisation et les champs d'action du Département