Chargé.e d'accueil et des services à la population / responsable administratif du sivos

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste de secrétaire général de mairie dans une commune de moins de 2000 habitants. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Rémunération indiciaire + RIFSEEP + participation employeur pour la mutuelle et la prévoyance Descriptif de l'emploi Poste à temps complet (35h/semaine sur jours) vacant à la suite de la mutation d'un agent vers une autre collectivité.

Il s'agit d'un poste de Chargé.e d'accueil et des services à la population / Responsable administratif du SIVOS de SAVIGNY LES BEAUNE - CHARLEMAGNE sous l'autorité hiérarchique du responsable administratif et des élus.

Cet agent sera amené à superviser l'organisation de travail des agents du SIVOS sous l'autorité du Président. Missions / conditions d'exercice Chargé.e d'accueil et des services à la population / Responsable administratif du SIVOS de SAVIGNY LES BEAUNE - CHARLEMAGNE

GESTION ADMINISTRATIVE, COMPTABLE ET BUDGETAIRE DU SIVOS :
- Organisation des Instances délibérantes avec présence au SIVOS : Ordre du jour, convocation, note aux élus, compte rendu, délibérations
- Elaboration, gestion et suivi de la comptabilité et du budget du SIVOS
- Suivi des dossiers de demande de subventions relatifs au SIVOS : demandes, suivi des dossiers…
- Relations avec la Trésorerie et les services de l’Etat
- Gestion et suivi des dérogations scolaires en lien avec la direction de l’école communale
- Gestion RH des agents du SIVOS (paie, emploi du temps, congés, carrières, formations...)
BIBLIOTHEQUE :
- Référent de la mairie auprès de la bibliothèque : gestion organisationnelle, administrative et financière de la bibliothèque
- Référent administratif auprès de la médiathèque pour les prêts d’ouvrages et d’exposition
- Sélection/organisation des activités diverses (expos, lectures, animations, etc.) en lien avec l’adjointe à la bibliothèque et les bénévoles
COMMUNICATION/DIFFUSION :
- Gestion du site Internet : mise à jour, insertion des articles, des comptes rendus des instances
- Gestion d’outils de communication autres (Panneau Pocket, Alerte citoyens, etc.)
- Invitation aux cérémonies : envoi des courriers, suivi des commandes si vin d’honneur
- Gestion du Bulletin Municipal (Les Echos), élaboration des contenus
- Consultation des archives dans le cadre de recherche généalogique
- Affichage des documents d’information
ACCUEIL ET COURRIER :
- Accueil téléphonique et physique du public
- Compréhension, prise de note et transmission des informations du public au responsable administratif et/ou technique et/ou aux élus concernés
- Gestion de la messagerie courrielle et de l’agenda du service
- Enregistrement courrier (arrivées-départs) et diffusion du courrier
- Frappe et/ou rédaction de courriers, envoi et classement dans les dossiers attitrés
REDACTION ET SUIVI DES ACTES ADMINISTRATIFS :
- Rédaction des arrêtés et dématérialisation des actes
- Tenue des registres des délibérations des trois instances (Commune, CCAS, SIVOS) conjointement avec la ou le responsable
- Tenue des registres des arrêtés conjointement avec la ou le responsable
- Affichage des actes
- Classement et archivage
ETAT CIVIL :
- Gestion des actes relatifs aux mariages, naissances, décès ; recensement des jeunes, recensement militaire, inscription liste électorale, gestion des registres d’état civil, envoi des actes d’état civil au procureur
URBANISME :
- Information, conception et enregistrement des dossiers de demandes d’urbanisme (permis de construire, déclarations préalables, certificats d’urbanisme), consultation des plans cadastraux
CIMETIERE :
- Gestion administrative du cimetière, mise en place du règlement, mise à jour et tenue des concessions
GESTION ET SUIVI DES LIEUX ET EVENEMENTS :
- Invitation aux cérémonies : envoi des courriers, suivi commande si vin d’honneur
- Gestion des salles : gérer les demandes, les planifier, répondre aux intéressés
- Suivi location du Caveau : état des lieux, remise des clés, contrat de location et facturation
- Suivi avec les Associations Profils recherchés - Sait faire preuve de pédagogie et d’écoute quant aux missions d’encadrement
- Adaptabilité aux élus, aux publics, aux situations sensibles
- Sens du dialogue et de l’écoute avec les administrés, les agents, les élus et les partenaires locaux
- Discrétion au regard des informations communiquées par les administrés, les agents et les élus
- Sens du service public et de l’intérêt général
- Aisance avec les moyens de communication (téléphone, internet,…) et avec l’informatique
- Gestion du stress et réactivité
- Adaptabilité aux changements d’organisation et aux actions engagées par les élus
- Coordination de ses activités avec celles de ses collègues
- Esprit d’équipe et implication dans un travail de groupe
- Respect des consignes
- Méthodique, dynamique, diplomate
- Rigoureuse sur l’ordre, le rangement et la propreté des locaux
- Prise d’initiatives et fixation de priorités
- Rend compte à sa hiérarchie des affaires suivies
- Disponibilité dans les moments de pointe
- Gestion de la négociation en situation de crise